Arbeiten mit MS Excel als GTD Tool


ToDo Liste

Sie sind auf der Suche nach einem einfachen und leicht zu bedienenden Tool für eine ToDo Liste? Dann werden Sie hier fündig. Ich habe für diesen Zweck eine Microsoft Excel Vorlage entwickelt, mit der Sie Ihre ToDo Liste führen können. Die Vorlage kann sogar als einfaches GTD Tool verwendet werden.

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Artikel Aktualisierungen

+++ ToDo Liste erweitert um benutzerdefinierte Ansichten +++
+++ ToDo Liste erweitert um die Spalte Priorität +++

Wie funktioniert die Vorlage?

Schritt 1: Legen Sie die Datei auf Ihrem Computer ab

Dazu laden Sie die Datei zunächst herunter und benennen sie in einen für Sie aussagekräftigen Namen um.

Schritt 2: Konfigurieren Sie die Datei

Auf der Registerkarte Konfiguration finden Sie eine Auflistung von Projekten und Kontexten. Unter einem Kontext versteht man ein Umfeld, das man für die Bearbeitung der Aufgabe benötigt (Telefon, Computer). Versuchen Sie die Auswahl der Kontexte möglichst klein zu halten. Der Zeitraum für bald fällige Aufgaben ist auf 7 Tage voreingestellt – der Wert hat sich in der Vergangenheit bewährt.

Schritt 3: Notieren Sie alle Aufgaben

Damit Sie Ihren Kopf freibekommen, notieren Sie zunächst alle Aufgaben in der Liste. Tragen Sie auch Ihre Aufgaben aus anderen Offenen Punkte Listen in ihre ToDo-Liste ein. Diese sollten Sie um einen Verweis auf das Ursprungsdokument erweitern, damit Sie bei Abschluss der Aufgaben sehen, wo Sie den Status der Aufgabe noch nachpflegen müssen.

Schritt 4: Prüfen Sie kritisch die Fälligkeits-Daten

Die wenigstens Aufgaben haben ein tatsächliches Fälligkeitsdatum. Ich rate Ihnen dringend, davon abstand zu nehmen, für jede Aufgabe ein Pseudo-Fälligkeitsdatum einzutragen, an dem Sie die Aufgabe fertigstellen möchten. In diese Zellen gehört nur ein Datum, wenn es wirklich einen Fälligkeitstermin gibt. Der Hintergrund dafür ist, dass Sie ansonsten einen künstlichen Druck erzeugen, der Sie unnötig unter Stress setzt.

Schritt 5: Filtern Sie die Aufgaben

Ich schlage folgende Filterungen für den Umgang mit der Liste vor.

Wo muss zeitnah gehandelt werden?
Filtern Sie in der Spalte Status Fälligkeit auf die Symbole Gelb und Rot. Hier naht ein Fälligkeitstermin oder ist bereits überschritten.

Was kann ich in diesem Umfeld erledigen?
Filtern Sie in der Spalte Kontext auf den Kontext, in dem Sie sich aktuell befinden und suchen Sie sich die Aufgaben heraus, die sie in diesem Umfeld erledigen können.

Welche Aufgaben sind in diesem Projekt noch zu erledigen, was sind die nächsten Schritte?
Filtern Sie in der Spalte Projekte auf das zu betrachtende Projekt und prüfen Sie, ob Sie die nächsten Schritte alle erfasst haben.

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Dennis Jung

Über Dennis Jung

Herr Jung hat 2008 ein Studium zum Dipl.-Ing. (FH) im Bereich Informationstechnik mit Schwerpunkt Softwaretechnik abgeschlossen. Er arbeitet seit 4 Jahren als Projektleiter für die ZF TRW Produktlinien SCS und EPB. Seit 2017 ist er Abteilungsleiter im Bereich Globale Bremsen Softwareentwicklung - Software Projektmanagement.