Ein guter Email-Stil


Teammeeting

Warum ein Beitrag zum Verfassen von Emails?

In meinem Arbeitsleben habe ich bereits einige schlecht formulierte Emails gesehen und auch die daraus resultierenden Folgen erlebt. Das Spektrum reicht von offenen Fragen über Missverständnisse bis hin zu handfesten Streitereien. Insbesondere in leitenden Tätigkeiten müssen Sie in der Lage sein, Informationen sauber an Ihre Umwelt zu kommunizieren. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen meinen persönlichen Stil für Emails beschreiben, weil ich damit sehr gute Erfahrungen gemacht habe.

Der Aufbau einer Email

Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die typischen Inhalte einer Email.

Empfänger

Tragen Sie als Empfänger Ihrer Email alle Personen ein, die Ihre Email sichten müssen. Insbesondere die Empfänger, an die Sie im Folgenden Aufträge formulieren.

CC-Empfänger

Das Feld CC (Carbon Copy) wird leider häufig missbraucht, um eine Bühne aufzubauen, auf der die eigentliche Email spielt. Hier werden häufig Führungskräfte und Eskalationsebenen eingetragen. Die Motivationen dafür sind häufig das Profilieren vor anderen (insbesondere Führungskräften) und das Aufbauen von Druck. Ich rate davon jedoch dringend ab. Sie sollten immer davon ausgehen, dass die CC-Empfänger Ihre Emails nicht oder nur sehr selten sichten. Ich persönlich setze nur einen Empfänger in CC, wenn ich eine Information für spätere Recherchen verteilen möchte. Im Prinzip ist das vergleichbar mit einer Dokumentenablage auf die alle Zugriff haben und in der sie bei Bedarf Informationen suchen können.

BCC-Empfänger

Das Feld BCC (Blind Carbon Copy) nutze ich nur sehr selten. Häufig wird das BCC Feld verwendet, um Informationen im Unternehmen an verschiedene Personen zu verteilen, die aber nicht sehen sollen, wer die gleiche Information erhalten hat (ein Beispiel wären Hinweise zu Abrechnungen).

Betreff

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[REFERENZ] BESCHREIBUNG // HINWEIS

Die Betreffzeile meiner Emails folgt dem o.g. Schema. Sie startet mit einer Referenz, damit die Email eindeutig einem Projekt, Team oder Thema zugewiesen werden kann. Darauf folgt die Beschreibung des Inhalts – worum geht es? Bei Bedarf ergänze ich den Betreff noch mit einem Hinweis (Bsp. „Rückmeldung bis xyz benötigt“). Dem Empfänger liegen dann über die Betreffzeile alle wichtigen Informationen zur Email vor.

Priorität

Ich persönlich verwende das Attribut Priorität nur sehr selten, weil es sonst mit der Zeit seine Wirkung verliert. Eine Person, die häufig Emails mit hoher Priorität sendet, läuft Gefahr, dass eine wirklich wichtige Email nicht mehr als solche wahrgenommen wird. „Der schickt ja eh immer nur Prio High Emails…“.

Anrede und Grußformel

Gewöhnen Sie sich an, Ihre Emails mit einer Anrede und Grußformel zu versehen. Die häufig als Management-Email bezeichneten Einzeiler ohne Anrede und Grußformel sind eine Modeerscheinung und vermitteln einen mangelnden Respekt vor dem Gegenüber.

Einleitung

Leiten Sie in Ihrer Email die Empfänger zunächst in das Thema ein. Worum geht es, was gilt es zu besprechen?

Thema

Formulieren Sie konkret und sachlich das Thema. Verzichten Sie auf den Einsatz von Ausrufezeichen in Ihren Emails – diese lösen beim Empfänger meist negative Emotionen aus. Generell ist es ein guter Ansatz, Themen sachlich zu beschreiben. Vermeiden Sie – wenn möglich – Spekulationen oder machen Sie diese als solche kenntlich.

Aufträge

Wenn Sie in der Email Arbeitsaufträge formulieren, dann empfiehlt es sich, diese den Empfängern optisch zuzuweisen, damit eindeutig ist, wer welche Aktion durchführen soll. Ein Beispiel dafür finden Sie im Folgenden. Als kleine Hilfestellung gilt: WER macht WAS bis WANN.

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@Dennis: Bitte das Dokument X zweimal ausdrucken, heften und an A und B bis 20Dez2015 verteilen
@All: Bitte das Protokoll bis 15Dez2015 sichten und bestätigen oder Korrekturwünsche an mich adressieren.

Signatur

In der Regel schreiben Unternehmen die zu verwendende Signatur vor. Sollten Ihnen keine Vorgabe vorliegen oder Sie private Emails verfassen, dann empfiehlt sich die Erstellung einer eigenen Signatur. Im Folgenden ein Beispiel dafür. Für geschäftliche Emails sollte noch das Hinzufügen eines Disclaimer in Betracht gezogen werden, der auf den Schutz und die Vertraulichkeit des Inhalts hinweist.

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Dennis Jung
STRAßE, HAUSNUMMER
PLZ, WOHNORT
Email: EMAIL-ADRESSE
Telefon: TELEFON-NR.

Die Abschlusskontrolle

Nachdem Sie Ihre Email verfasst haben, kommt eine wesentliche Aufgabe auf Sie zu, die leider oft vergessen wird. Sie haben Ihre Email zu einem bestimmten Zweck geschrieben. Lesen Sie Ihre Email erneut und versuchen Sie, sich in ihre Empfänger zu versetzen. Transportiert Ihre Email die gewünschte Botschaft korrekt? Könnten sich Missverständnisse ergeben? Haben Sie alle Fehler bzgl. Rechtschreibung und Grammatik korrigiert? Eine Email voller Schreibfehler wirkt nachlässig formuliert und zeugt von mangelndem Respekt gegenüber Ihren Empfängern.

Haben Sie auch diese Hürde gemeistert, dann können Sie Ihre Email mit ruhigem Gewissen versenden.


Dennis Jung

Über Dennis Jung

Herr Jung hat 2008 ein Studium zum Dipl.-Ing. (FH) im Bereich Informationstechnik mit Schwerpunkt Softwaretechnik abgeschlossen. Er arbeitet seit 4 Jahren als Projektleiter für die ZF TRW Produktlinien SCS und EPB. Seit 2017 ist er Abteilungsleiter im Bereich Globale Bremsen Softwareentwicklung - Software Projektmanagement.

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