Eine Ordnerstruktur für alles


Beispiel Notizbuch

Was ist der Vorteil einer einheitlichen Ablagestruktur?

Ich persönlich verwende dieselbe Ordnerstruktur für meine Email-Postfächer und PC-Verzeichnisse. Das hat den Vorteil, dass ich zusammengehörige Informationen schnell auffinden und zuordnen kann. Die einzelnen Ebenen sind nummeriert, damit die gewünschte Reihenfolge nicht von dem Namen der Einträge abhängt. Die untergeordneten Ebenen übernehmen die vorangestellten Nummern der übergeordneten Ebene. Diese wird dann um eine neue Ziffer ergänzt. Demnach werden allen Einträgen der ersten Ebene nur eine und allen Einträgen der zweiten Ebene zwei Ziffern vorangestellt.

Sehen wir uns meine Ablagestruktur mal im Detail an. :

1_Arbeit
    11_Zeugnisse
    12_Verträge
2_Gewerbe
3_Projekte
    31_KUNDE_PROJEKT_A
        311_From_Customer
        312_Customer_Analysis
        313_Product
        314_Test
        315_Communication
        316_Project_Management
        317_Manuals
        318_Supplier_Management
    32_PROJEKT_B
4_Finanzen
    41_Reisekostenabrechnungen
5_Kontakte
6_News
7_Privat
8_Termine
    81_2016-07-01_Sommerurlaub_2016
9_Wissensbasis

1_Arbeit

In diesem Bereich lege ich alle Informationen ab, die mit meiner nichtselbständigen Tätigkeit zusammenhängen.

2_Gewerbe

Dieser Bereich enthält alle Informationen rund um mein Gewerbe.

3_Projekte

In diesem Bereich lege ich für jedes größere Projekt einen neuen Unterordner an, der die Informationen zu diesem Projekt zusammenfasst. Je nach Projekttyp verwende ich weitere, festgelegte Unterordner. Das Projekt 31_KUNDE_PROJEKT_A im obigen Beispiel enthält die typischen Unterordner für ein Entwicklungsprojekt.

4_Finanzen

Dieser Bereich enthält alle Dokumente, die zum Bereich Finanzen zählen. Dazu gehören beispielsweise Steuererklärungen, Rechnungen und Reisekostenabrechnungen.

5_Kontakte

Der Bereich für Informationen zu Kontakten.

6_News

In diesem Bereich lege ich z.B. automatisiert mit meinem Email-Programm alle Newsletter ab.

7_Privat

Der Privatbereich für alle Informationen aus meinem Privatleben.

8_Termine

In diesem Bereich lege ich für jeden anstehenden Termin einen Unterordner an. Jedem Unterordner wird das Datum des Termins vorangestellt, damit sie in chronologischer Reihenfolge sortiert werden und leicht wieder aufgefunden werden können.

9_Wissensbasis

In diesem Bereich lege ich alle Dokumente ab, die ich zum Thema Wissen behalte. Dazu gehören beispielsweise Spezifikationen und als PDF gesicherte Webseiten.


Dennis Jung

Über Dennis Jung

Herr Jung hat 2008 ein Studium zum Dipl.-Ing. (FH) im Bereich Informationstechnik mit Schwerpunkt Softwaretechnik abgeschlossen. Er arbeitet seit 4 Jahren als Projektleiter für die ZF TRW Produktlinien SCS und EPB. Seit 2017 ist er Abteilungsleiter im Bereich Globale Bremsen Softwareentwicklung – Software Projektmanagement.


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