Priorisieren von Aufgaben


ToDo Liste

In diesem Artikel geht es um das Priorisieren von Aufgaben. Wir werden uns zunächst die bekanntesten Ansätze ansehen und im Anschluss daran betrachten, wie man seine Zeit sinnvoll anhand der Prioritäten auf die Bearbeitung seiner Aufgaben verteilen kann.

Welche Ansätze zur Priorisierung gibt es?

„Von oben nach unten“ oder „der Reihe nach“

Dieser Ansatz der Priorisierung ist vermutlich der einfachste, aber auch schlechteste. Man schreibe dazu alle Aufgaben herunter und bearbeite die Liste der Reihe nach von oben nach unten. Bei diesem Ansatz werden alle Aufgaben implizit als gleich wichtig bewertet, was dazu führt, dass wichtige Aufgaben zu kurz kommen oder viel zu spät bearbeitet werden. Das Resultat ist ein erhöhter Stresslevel und eine steigende Unzufriedenheit, weil man häufig in unangenehme Situationen gerät.

Im vorhergehenden Absatz habe ich einen Begriff hervorgehoben, nämlich wichtig. Bei der Priorisierung von Aufgaben haben sich zwei grundlegende Unterscheidungskriterien herauskristallisiert: wichtig und dringend. Sehen wir uns zunächst an, wo der Unterschied zwischen den beiden Kriterien liegt.

Wichtig. Wichtig sind Aufgaben, die uns der Erreichung unserer Ziele näher bringen. Das können sowohl private (Bsp. eine bessere Fitness) als auch Arbeitsziele (Bsp. Fertigstellung eines Projekts) sein.

Dringend. Das Kriterium dringend bewertet nur den zeitlichen Aspekt einer Aufgabe. Eine Aufgabe mit heutiger Fälligkeit ist dringend, eine mit Fälligkeit in einem Jahr ist nicht dringend.

Eisenhower Prinzip

Der US-Amerikanische Präsident Eisenhower entwickelte seinerzeit das nach ihm benannte Eisenhower Prinzip. Durch die vier Kombinationsmöglichkeiten der beiden Kriterien wichtig und dringend ergeben sich die vier nachfolgenden Quadranten. Jede Aufgabe wird zunächst bzgl. Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertet und dadurch automatisch einem der vier Quadranten zugeordnet. Hierbei ist unbedingt zu beachten, dass die beiden Kriterien völlig losgelöst voneinander betrachtet werden müssen. Sie könnten z.B. die Liste Ihrer Aufgaben zunächst bzgl. der Wichtigkeit und in einem zweiten Durchlauf bzgl. der Dringlichkeit bewerten. Man kann nicht oft genug darauf hinweisen, dass Aufgaben häufig mit einem Abgabetermin versehen werden, der in Wirklichkeit nicht existiert. Erfinden Sie auf keinen Fall einen Termin – wenn kein Abgabetermin existiert, dann legen Sie auch keinen Fest. Ansonsten erzeugen Sie einen künstlichen Druck, der Ihren Stresspegel auf Dauer in die höhe treibt.

  • A: Wichtig und dringend
  • B: Wichtig aber nicht dringend
  • C: Dringend aber nicht wichtig
  • D: Weder wichtig noch dringend

A: Wichtig und dringend

Die Aufgaben in diesem Quadranten sind als Feuerwehreinsätze zu sehen. Bei diesen Aufgaben ist eine sofortige Handlung notwendig.

B: Wichtig aber nicht dringend

Die Aufgaben in diesem Bereich bringen uns unseren Zielen näher, sind aber im Vergleich zur Kategorie A nicht dringend. Hierzu zählen beispielsweise richtungsweisende Entscheidungen. Man muss allerdings beachten, dass Aufgaben aus diesem Quadranten sich im Laufe der Zeit oft in Richtung der Kategorie A bewegen.

C: Dringend aber nicht wichtig

Zu diesem Bereich zählen beispielsweise Aufgaben aus dem Tagesgeschäft und Routineaufgaben. Die Aufgaben bringen uns unseren Zielen nicht näher, sind aber zeitnah zu erledigen. Für solche Aufgaben sollten man das Delegieren in Betracht ziehen – wenn das im eigenen Umfeld möglich ist. Bei Aufgaben dieses Typs muss man genau hinsehen, ob die Dringlichkeit wirklich gegeben ist, oder uns nur von anderen suggeriert wird, weil persönliche Interessen im Spiel sind. Oft lassen sich einige der C-Aufgaben in die Kategorie D verschieben.

D: Weder wichtig noch dringend

Aufgaben aus diesem Quadranten gehören in die Ablage Rund -> Papierkorb. Vermeiden Sie die Bearbeitung solcher Aufgaben.

Wie kann man den Zeiteinsatz anhand der Prioritäten verplanen?

Nachdem Sie Ihre Aufgaben anhand des Eisenhower Prinzips mit den Prioritäten A..D versehen haben, stellt sich die Frage, wie man die Aufgaben abarbeiten soll. Hier möchte ich einen kleinen Exkurs einschieben. Sagt Ihnen der Begriff Paretoprinzip etwas? Das nach Vilfredo Pareto benannte Prinzip ist im Grunde eine statistische Erkenntnis. Es besagt, dass in der Regel 20% des Aufwands 80% des Ertrags liefern. Dementsprechend muss man für die restlichen 20% des Ertrags 80% des Aufwands einsetzen. Auf unsere Priorisierung übertragen bedeutet das, dass wir einen Ansatz suchen müssen, der sozusagen bei kleinstem Zeitaufwand den größten Nutzen für uns bringt.

Ein möglicher, aber weniger erfolgreicher Ansatz ist es, zunächst alle Aufgaben aus dem Quadranten A zu bearbeiten und danach zum Quadranten B zu wechseln. Die Aufgaben vom Typ C werden hierbei als Lückenfüller betrachtet, mit dem man mögliche Freiräume auffüllt. In der Regel wandern Aufgaben aus dem Quadranten B in den Bereich A während Sie diesen noch abarbeiten. Sie verbleiben dadurch auf einem relativ hohen Stresslevel und werden diesen auch auf absehbare Zeit nicht verlassen. Ich bin vor einiger Zeit auf einen deutlich besseren Ansatz gestoßen, der die oben beschriebenen Nachteile umgeht. Es handelt sich hierbei um die Zeit-Zielscheibe von Zach Davis, die er in seinem Buch „Vom Zeitmanagement zur Zeitintelligenz“ beschreibt. Grob zusammengefasst schlägt er vor, sich hauptsächlich mit der Bearbeitung der B-Aufgaben zu beschäftigen und die A-Aufgaben dazwischen zu schieben. Warum soll man sich hauptsächlich mit den B-Aufgaben beschäftigen? Weil die B-Aufgaben in Zukunft unsere A-Aufgaben werden. Nur durch die vorzeitige Bearbeitung unserer B-Aufgaben verhindern wir, dass ständig neue A-Aufgaben auf uns einschlagen. Mittelfristig gesehen reduzieren wir dadurch die Anzahl unserer A-Aufgaben und senken deutlich unseren Stresslevel.

Als weiterführende Literatur empfehle ich Ihnen meinen Artikel zum Thema Ein Notizbuch führen, in dem ich mein Konzept für die Bearbeitung von Aufgaben vorstelle.


Dennis Jung

Über Dennis Jung

Herr Jung hat 2008 ein Studium zum Dipl.-Ing. (FH) im Bereich Informationstechnik mit Schwerpunkt Softwaretechnik abgeschlossen. Er arbeitet seit 4 Jahren als Projektleiter für die ZF TRW Produktlinien SCS und EPB. Seit 2017 ist er Abteilungsleiter im Bereich Globale Bremsen Softwareentwicklung – Software Projektmanagement.