Die Bewerbung – Teil 1 Aussagekräftige Bewerbungsunterlagen gestalten


Sinn und Zweck von Bewerbungsunterlagen

Im ersten Teil der Bewerbungsserie geht es um das Thema Bewerbungsunterlagen. Ihr informiert damit einen potentiellen neuen Arbeitgeber über euer Interesse an der ausgeschriebenen Stelle. Falls ihr euch ohne Bezug auf eine ausgeschriebene Stelle bewerbt, spricht man auch von einer Initiativbewerbung. Mit den Bewerbungsunterlagen präsentiert ihr euch selbst – vergleichbar mit der Werbung für ein Produkt. Die Arbeitgeber erhalten in der Regel eine Vielzahl von Bewerbungen für eine Stelle und müssen daraus potentielle neue Mitarbeiter auswählen.

Der Prozess ist Vergleichbar mit einer Shopping-Tour auf einer Online-Marketingplatform wie Amazon oder Ebay. Wie geht ihr selbst dabei vor? Ihr startet vermutlich auch mit einem Wunsch (hier: Stellenbeschreibung) und sucht dann aus den angebotenen Produkten diejenigen heraus, die eure Anforderungen bestmöglich erfüllen (hier: Bewerber und Bewerbungen). Anschließend lest ihr vermutlich noch Rezensionen anderer Kunden zu den Produkten (hier: Arbeitszeugnisse) und stellt euch eine kleine Auswahl zusammen. Arbeitgeber gehen bei der Kandidatenauswahl ähnlich vor und haben dabei u.A. folgende Fragen im Hinterkopf:

  • Welche Kenntnisse für die neue Stelle bringt der Bewerber bereits mit und welche fehlen? Welcher Aufwand ist nötig, um ihm die fehlenden Kenntnisse anzueignen? Hat der Bewerber in der Vergangenheit seine Lernfähigkeit bereits unter Beweis gestellt?
  • Zeigt der Lebenslauf einen logischen roten Faden, der sich in Richtung der neuen Stelle entwickelt hat?
  • Ist die Motivation für den Antritt der neuen Stelle plausibel und ersichtlich?
  • Was zeichnet den Bewerber gegenüber anderen Bewerbern aus?
  • Wie gut würde der Bewerber ins Team passen?

Bei der Erstellung eurer Bewerbungsunterlagen solltet ihr immer wieder die Position eines potentiellen neuen Vorgesetzten einnehmen. Stellt euch vor, dass ihr für die ausgeschriebene Stelle auf Kandidatensuche seid und lest eure Bewerbungsunterlagen selbst durch. Dabei haltet ihr immer die oben aufgeführten Fragen im Hinterkopf und prüft, zu welchem Ergebnis ihr mit euren Bewerbungsunterlagen kommen würdet. Entdeckt ihr Lücken oder könnt einzelne Fragen nicht direkt beantworten? Dann müsst ihr eure Bewerbungsunterlagen nochmal überarbeiten.

Je mehr Mühe ihr euch bei der Anfertigung eurer Bewerbungsunterlagen gebt, desto größer ist die Chance zu einem persönlichen Gespräch eingeladen zu werden. Die Bewerbungsunterlagen sind die erste große Hürde und leider scheitern viele Bewerbungen bereits an diesem Punkt.

In den folgenden Kapiteln werden wir die einzelnen Teile der Bewerbungsunterlagen – aber auch die äußere Form – unter die Lupe nehmen und ich werde euch Hilfestellungen geben, wie ihr aussagekräftige Bewerbungsunterlagen anfertigen könnt. Ich habe bewusst darauf verzichtet, Bilder mit Beispielen von meinen Bewerbungen einzufügen, weil ich möchte, dass ihr EURE eigene Bewerbung verfasst. Die Bewerbung muss eurer Persönlichkeit entsprechen und sollte keine Kopie einer vorhandenen Bewerbung sein. Andernfalls würde sie nicht authentisch wirken und Fragen aufwerfen.

 

Verpackung und Design

Nach dieser allgemeinen Einführung zum Thema Bewerbungsunterlagen wenden wir uns jetzt der Materie zu. Stellt euch den Schreibtisch eines Vorgesetzten vor, auf dem sich 50 Bewerbungsunterlagen für eine Stellenausschreibung gehäuft haben. Welche davon bleiben einem im Gedächtnis? Die Unterlagen, die ansprechend verpackt und ordentlich gestaltet sind. Über Geschmack lässt sich bekanntlich nicht streiten. Aber haltet euch vor Augen, dass ihr euch mit euren Bewerbungsunterlagen selbst anbietet. Welchen Eindruck gewinnt ein Vorgesetzter von einem Bewerber, dessen Unterlagen lieblos zusammengestellt und in einem Schnellhefter gelocht eingereicht werden? Und mit dieser Bewerbung möchte er sein Interesse an einer Führungsposition mit Sichtbarkeit im Unternehmen glaubwürdig vermitteln? Mit viel Glück prüft der Vorgesetzte noch die Inhalte der Unterlagen und stellt fest, dass dem Kandidaten nur ein Präsentationstraining fehlt, er aber ansonsten der ideale Kandidat für die ausgeschriebene Stelle ist. Vielleicht denkt er aber auch, dass es dem Kandidaten an der notwendigen Motivation für die Stelle fehlt, wenn er nicht einmal bereit ist, einen angemessenen Aufwand für die Erstellung der Bewerbungsunterlagen zu investieren.

Ich persönlich habe gute Erfahrungen mit eigens dafür im Handel erhältlichen Bewerbungsmappen gemacht. Alle Unterlagen werden ordentlich übereinander gelegt und mit einem Clip befestigt. Das schützt die Unterlagen nach außen hin, ermöglicht dem Vorgesetzten, die Unterlagen durchzublättern und bei Bedarf aus der Mappe zu nehmen. Das ist besonders dann wichtig, wenn die Unterlagen zunächst eingescannt und dann den Vorgesetzten per Email zugesendet werden.

Die Bewerbungsunterlagen sollten alle in einem durchgehenden Design verfasst werden. Haben Anschreiben und Lebenslauf unterschiedliche Farben, wirkt die Bewerbung zusammengestückelt und nicht professionell. Eine große Sammlung mit aktuell 530 kostenlosen, anpassbaren Bewerbungsunterlagen findet ihr auf Bewerbung.co. Viele der Vorlagen enthalten die drei Dokumente der Bewerbung, die ich für sehr wichtig halte: Deckblatt, Anschreiben, Lebenslauf.

Neben Design und Verpackung spielt auch das verwendete Papier eine Rolle. Ich empfehle euch weißes Papier mit einer Stärke von 90-100 mg, das ihr nur einseitig bedruckt.

Für kreative Berufe kann man eine Bewerbung natürlich auch auf andere Materialien drucken und völlig freie und bunte Designs verwenden. Auch Scrapbooking wäre eine Möglichkeit, um sich von anderen Bewerbern abzuheben – das ist jedoch nicht der Fokus dieses Artikels.

Denkt auch daran, eine digitale Version eurer Bewerbung vorzubereiten. Einige Unternehmen bieten Bewerbern Portale an, mit denen ihr stellenbezogen Bewerbungsunterlagen hochladen könnt. Meine Empfehlung ist, die Bewerbung in einem einzigen MS-Word Dokument zu erstellen und dann als PDF zu speichern. Die Anlagen (wie Zeugnisse) könnt ihr direkt in das Dokument einfügen. Die Vorgehensweise hat sich bewährt, weil die Qualität der Dokumente und insbesondere von eurem Foto auf dem Anschreiben dadurch erhalten bleiben. Die Bewerbung sollte 5MB nicht überschreiben, weil die Upload Größe häufig beschränkt ist. Achtet aber darauf, dass alle Anlagen lesbar sind und nicht wie ein Pixelmosaik aussehen.

Inhalte der Bewerbungsunterlagen

 

Vorbereitung

Meine Empfehlung für die Vorbereitung ist, zunächst alle Stationen aus eurem bisherigen Lebensweg aufzulisten. Dazu zähle ich sowohl berufliche als auch private Erfahrungen. Dann legt ihr die Stellenausschreibung für die neue Stelle daneben und zieht gedanklich Parallelen. Welche Anforderung für die neue Stelle könnt ihr mit welcher Erfahrung belegen? Welche Dinge kommen euch für welche neuen Aufgaben zu Gute? Diese Form der Vorbereitung erleichtert euch die Erstellung des Anschreibens und ist bereits eine gute Vorbereitung auf das hoffentlich folgende Bewerbungsgespräch.

Deckblatt

Das Deckblatt ist die erste Seite eurer Bewerbungsunterlagen, die ein Leser sieht, nachdem er die Mappe geöffnet hat. Dementsprechend sollte die Seite einen sehr guten Eindruck machen und alle wichtigen Kontaktinformationen inklusive einem Foto von euch enthalten. Das hat den großen Vorteil, dass man alle Informationen direkt zur Hand hat, um mit einem Bewerber in Kontakt zu treten und sie sich nicht mühsam selbst aus den Unterlagen heraussuchen muss. Damit zeigt ihr auch, dass ihr fähig seid, euch auf euer Gegenüber und dessen Bedürfnisse einzustellen. Die wesentlichen Informationen auf dem Deckblatt sind:

  • Vollständiger Name
  • Anschrift
  • Telefonische Kontaktdaten
  • Email-Adresse
  • Referenz auf ausgeschriebene Stelle
  • Ausschreibendes Unternehmen inkl. Anschrift und evtl. Kontaktperson

Bedenkt bei der Anfertigung eines Fotos für die Bewerbung, dass ihr euch auf dem Bild so zeigt, wie ihr das Unternehmen nach außen hin vertreten würdet. Ein Bewerber im T-Shirt wirkt für eine Führungs- oder Projektleiterposition nicht so authentisch und glaubwürdig wie ein Bewerber im Anzug. Viele Fotografen bieten die Anfertigung von Bewerbungsfotos an und geben Hilfestellungen bzgl. Körperhaltung usw. Ihr solltet darauf achten, dass ihr das Bewerbungsfoto auch digitalisiert vom Fotografen erhaltet. Das ist wichtig für die Anfertigung von digitalen Versionen eurer Bewerbung.

Anschreiben

Das Anschreiben sollte folgende formalen Informationen enthalten:

  • Vollständiger Name
  • Anschrift
  • Telefonische Kontaktdaten
  • Email-Adresse
  • Ausschreibendes Unternehmen inkl. Anschrift und evtl. Kontaktperson
  • Referenz auf ausgeschriebene Stelle
  • Textbereich

Der Textbereich ist in vier Absätze aufgeteilt und sollte nicht mehr als eine Seite umfassen, damit man alle Informationen direkt im Blick hat: Erfahrung, Aktuelle Aufgabe, Begründung, Wunsch. Seht das Anschreiben als Chance, eurem zukünftigen Vorgesetzten zu erklären, warum er euch und nicht einen anderen Bewerber einstellen sollte. Was macht euch aus, was macht euch besonders?

Der Leser eurer Bewerbungsunterlagen möchte zuerst erfahren, wer ihr überhaupt seid. Startet deshalb mit einer Kurzbeschreibung eurer aktuellen Tätigkeit und bereits gesammelter (Berufs-)Erfahrungen. Achtet hierbei darauf, dass ihr nur für die Stelle relevante Informationen anbringt. Es würde seltsam wirken, wenn ein Bewerber für eine Ingenieurstelle in diesem Abschnitt beschreibt, dass er täglich arbeitsbezogene Emails verfasst und MS-Office bedienen kann. Das sind Tätigkeiten, die für die Position als selbstverständlich angenommen werden und deshalb nicht relevant sind. In diesem Abschnitt sollte beim Leser auch ein Gefühl aufkommen, dass sich eure bisherige Karriere auf diese neue Stelle hin entwickelt hat und der logische nächste Schritt ist.

Im zweiten Abschnitt geht ihr dann im Detail auf eure aktuelle Stelle ein. Was gehört zu euren aktuellen Aufgaben? Hierbei solltet ihr besonderes Augenmerk darauf legen, diejenigen Tätigkeiten anzuführen, die euch für die neue Stelle qualifizieren. Welche aktuellen Tätigkeiten sind eine Grundlage für die neue Stelle? Welche Erfahrungen würden euch bei der Bearbeitung neuer Aufgaben helfen? Haltet euch immer vor Auge, dass der Leser sich anhand der Informationen entscheiden muss, ob ihr fähig seid, die neue Aufgabe zu meistern. Hier findet der erste Abgleich zwischen Anforderungen und Angebot statt. Wer diese Hürde nicht nimmt, wird vermutlich ausgesondert.

Der vorletzte Abschnitt ist besonders wichtig. Hier müsst ihr kurz und knapp zusammenfassen, warum genau ihr die Idealbesetzung für die neue Stelle seid. Was zeichnet euch gegenüber anderen aus und warum wärt ihr in dieser Position eine Bereicherung für das Unternehmen. In diesem Abschnitt muss der Funke überspringen und eure Motivation und Begeisterung für die neue Stelle klar erkennbar sein.

Der letzte Abschnitt rundet das Anschreiben ab und enthält euren Wunsch nach einem persönlichen Gespräch z.B. in der Form:

Für ein persönliches Gespräch stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Lebenslauf

Der Lebenslauf erzählt euren persönlichen Werdegang und unterstreicht die Entwicklung zu der neuen Stelle. Ich empfehle, den Lebenslauf chronologisch aufzubauen und maximal drei Seiten zu verwenden. Zeitliche Lücken und Auszeiten werden sowieso gefunden, da hilft auch die Formatierung als nicht-chronologisch sortierter Lebenslauf nicht 😉 Besser ist es, mit Auszeiten professionell umzugehen und das Positive davon hervorzuheben. Einige Kommilitonen haben nach dem Studium eine halbjährige Reise ins Ausland unternommen statt direkt eine Arbeit aufzunehmen. Eine solche Reise kann als Auslandserfahrung verbucht werden und zeigt, dass jemand selbständig ist und sich in neuen Situationen gut zurecht findet.

Formal gesehen, sollte der Lebenslauf folgende Elemente enthalten:

  • Vollständiger Name
  • Anschrift
  • Telefonische Kontaktdaten
  • Email-Adresse
  • Inhalt

Der Lebenslauf sollte nur wesentliche Informationen enthalten. Wer im Extremfall nach fünfjähriger Berufserfahrung noch die Grundschule im Lebenslauf aufführt, sollte sich mit dem Thema Priorisierung von Informationen dringend auseinandersetzen 😉 Ich finde es sinnvoll, zeitlich mit dem höchstwertigen Schulabschluss zu starten und dann alle weiteren Stationen wie Wehr(ersatz)dienst, Ausbildung und berufliche Stationen und Weiterbildungen aufzuführen. In meinem Lebenslauf hebe ich immer mit Fettschrift die Stationen (z.B. Weiterbildungen) hervor, die für meine neue Stelle besonders relevant sind.

Der Lebenslauf sollte auch in der Länge authentisch wirken. Versucht nicht krampfhaft als Studienabsolvent möglichst viel hineinzustopfen. Hier zählt Klasse statt Masse. Niemand hat die Erwartungshaltung, dass sich die Lebensläufe von einem Studienabsolventen und Mitarbeiter mit 20 Jahren Berufserfahrung im Umfang gleichen.

Ich teile meinen Lebenslauf in folgende Bereiche auf:

  • Persönliche Daten
    • Geburtstag und Ort
    • Familienstand
    • Kinder
  • Berufstätigkeiten
  • Studium, Wehrdienst, Schule
  • Weiterbildungen
  • Zusatzqualifikationen
    • Sprachen
    • EDV-Kenntnisse
  • Hobbys

Ein so verfasster Lebenslauf gibt einen umfassenden Überblick über den Bewerber und bildet eine gute Entscheidungsgrundlage.

Anlagen und Anlagenverzeichnis

Beim Thema Anlagen möchte ich mit einer Aussage starten, die mir bei einer Ausbildung zum intacs™ certified Provisional Assessor (Automotive SPICE®) beigebracht wurde:

Es zählt nur, was ihr auch belegen könnt.

Für jede schulische und berufliche Station in eurem Lebenslauf und für jede Weiterbildung müsst ihr Zeugnisse und Zertifikate als Belege in die Bewerbung einfügen. Da die digitale Bewerbung dadurch allerdings relativ groß werden kann, empfehle ich für die digitale Version nur für alle wesentlichen Stationen (Schulabschluss, Studienabschluss, wichtige Weiterbildungen) die Anlagen einzufügen und bei den anderen auf die Bewerbung in Papierform zu verweisen. Diese solltet ihr auch ausgedruckt zum persönlichen Gespräch mitbringen.

Ich erinnere noch gut einen Bewerber, der in seiner Bewerbung von guten Arbeitszeugnissen und Schulnoten berichtet und diese nicht beigelegt hat. Welchen Eindruck macht das auf euch? Oft werden Zeugnisse nicht eingefügt, weil das darin festgehaltene Bild nicht rosig ist. Hier gilt es, zu seinen Fehlern zu stehen. Wer in der Schule ein Spätzünder war und erst beim Studium das Lernen für sich entdeckt hat, der sollte auch dazu stehen. Jeder darf Fehler machen. Es ist nur wichtig, wie man damit umgeht und was man daraus für die Zukunft lernt. Ich möchte euch aber auch darauf hinweisen, dass besonders solche Themen gerne für Stressfragen in Bewerbungsgesprächen verwendet werden.

Ich stelle meinen Anlagen auch immer eine Seite mit einem Anlagenverzeichnis voran, in dem ich alle nachfolgenden Anlagen aufliste.

Weiterführende Literatur

Wenn ihr noch weitere Informationen und Anregungen zu Formulierungen und Formatierungen sucht, dann empfehle ich euch das Buch Das große Bewerbungshandbuch von Püttjer & Schnierda. Eine Rezension mit Link findet ihr in dem Artikel Buchempfehlung: Das große Bewerbungshandbuch; Püttjer & Schnierda.

Ausblick

Mit solchen professionell gestalteten Bewerbungsunterlagen nehmt ihr problemlos die erste Hürde auf eurem Weg zur neuen Stelle und ebnet euch den Weg zu einem persönlichen Gespräch. Im nächsten Teil der Bewerbungsserie beschäftigen wir uns deshalb mit dem Bewerbungsgespräch. Ich werde euch zeigen, wie ihr euch darauf vorbereitet und das Gespräch souverän meistert. Wer weiß, vielleicht sitzen wir uns in Zukunft in einem Bewerbungsgespräch persönlich gegenüber.

Ich wünsche euch viel Erfolg bei eurer Bewerbung.


Dennis Jung

Über Dennis Jung

Dennis Jung hat 2008 ein Studium zum Dipl.-Ing. (FH) im Bereich Informationstechnik mit Schwerpunkt Softwaretechnik abgeschlossen. Er arbeitet seit 2013 als Projektleiter für die ZF TRW Produktlinien SCS und EPB. Seit 2017 ist er Abteilungsleiter im Bereich Globale Bremsen Softwareentwicklung - Software Projektmanagement.

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