Ein Notizbuch führen


Beispiel Notizbuch

In diesem Artikel werde ich Ihnen beschreiben, wie ich mein Notizbuch organisiere und verwende. Der erste Teil dieses Artikels beschreibt die Vorbereitung eines neuen Notizbuchs für den Einsatz. Im zweiten Teil werde ich dann auf die tägliche Anwendung des Notizbuchs eingehen.

Welches Notizbuch ist das richtige?

In erster Linie muss Sie das Notizbuch ansprechen. Ich persönlich habe lange Zeit die Notizbücher von Conceptum im DIN-A4 Format bevorzugt. Neben der angenehmen Haptik ist das Schreibgefühl sehr gut und die Notizbücher verfügen ab Werk über ein Inhaltsverzeichnis, zwei Einlegebänder, eine durchgehende Nummerierung der Seiten und ein kleinen Einschubfach. Im Prinzip lassen sich diese Hilfsmittel aber auch in jedes andere Notizbuch nachträglich hinzufügen. Dazu kann man beispielsweise die ersten Seiten eines Notizbuchs für ein Inhaltsverzeichnis reservieren und die Buchseiten selbst nummerieren.

Aktuell verwende ich einen Organizer mit Ringbuch im DIN-A5 Format. Ein Organizer bietet im Vergleich zu einem Notizbuch einige Vorteile:

  • Zusätzliche Seiten mit Informationen oder Checklisten können einfach hinzugefügt werden.
  • Nicht benötigte Seiten können einfach entfernt werden.
  • Der Organizer kann leicht um einen Kalender erweitert werden.

Was gehört in das Inhaltsverzeichnis und den Index?

Das Inhaltsverzeichnis bleibt zunächst leer und kann später mit Verweisen auf wichtige Einträge oder Inhalte, wie den Index, gefüllt werden.

Wie wird der Index angelegt?

Zunächst zählen Sie von hinten acht Seiten ab und Kennzeichnen diesen Bereich mit der Überschrift Index. Wenn Sie einen Eintrag in Ihr Notizbuch vorgenommen haben, den Sie in Zukunft wieder benötigen, dann fügen Sie in den Index ein Schlagwort mit einem Verweis auf die entsprechende Seitenzahl ein. Das hilft Ihnen dabei, häufig benötigte Informationen schnell in Ihrem Notizbuch wiederzufinden. Natürlich können Sie auch einen Eintrag in Ihr Inhaltsverzeichnis vornehmen. Die Indexseiten beschriften Sie mit den Buchstaben ABC, DEF usw.

Wie wird das Journal benutzt?

Das Journal startet direkt hinter dem Inhaltsverzeichnis und nimmt die eigentlichen Informationen des Notizbuchs auf. Für jeden neuen Tag legen Sie morgens eine neue Seite an. Dazu zeichnen Sie oben auf der neuen Seite eine horizontale Linie ein. Auf der linken Seite über der Linie notieren Sie das Datum des Tages. Direkt unter die Linie malen Sie drei kleine Kästchen untereinander. Neben diese Kästchen schreiben Sie Ihre Big Rocks – die drei wichtigsten Aufgaben für den Tag, die Sie auf jeden Fall abschließen müssen.

An jedem Montag fügen Sie unter Ihre Big Rocks einen Bereich für Ihre Week Rocks ein. Das sind diejenigen Aufgaben, die Sie im Verlauf der Woche auf jeden Fall abschließen müssen. Ich reserviere dafür standardmäßig Platz für 7 Aufgaben, die ich mit einem Kästchen vorangestellt wie meine Big Rocks behandle. Jeden Morgen entscheide ich dann, welche Aufgaben meiner Week Rocks ich in meine Big Rocks für den Tag überführe. Diese trage ich dann als Big Rocks ein.

Alle weiteren Informationen, die Sie in Ihrem Notizbuch festhalten möchten, schreiben sie dann fortlaufend in Ihr Notizbuch. Dazu gehören auch neue Aufgaben. Dafür zeichnen Sie erneut ein Kästchen und tragen die neue Aufgabe daneben ein. Wenn Sie eine Aufgabe abschließen konnten, dann zeichnen sie einen Haken in das zugehörige Kästchen oder streichen Sie es durch. Die einzelnen Themen, die Sie im Laufe des Tages notiert haben, trennen Sie durch horizontalen Linien, um zusammenhängende Gedanken in einem Bereich zu gruppieren.

Kleiner Tip: Kleben Sie einen Notizzettel in das letzte Drittel Ihres Notizbuches. Darauf notieren Sie eine Erinnerung, sich ein neues zu bestellen.

Einfügen eines Themenspeichers

Im Tagesgeschäft stößt man gelegentlich auf Aufgaben, die nicht sofort aber irgendwann erledigt werden müssen. Es empfiehlt sich, für diese Aufgaben einen Themenspeicher in Ihr Notizbuch einzufügen. Dafür reservieren Sie eine Doppelseite und beschriften Sie als Themenspeicher. Einen Verweis auf den Themenspeicher sollten Sie in Ihr Inhaltsverzeichnis aufnehmen. Stoßen Sie auf eine Aufgabe dieses Typs, dann fügen Sie diese in Ihren Themenspeicher ein. Ihren Themenspeicher sollten Sie regelmäßig (z.B. jeden Monatsanfang) sichten und Aufgaben streichen oder in Ihre Tages-/Wochenplanung überführen, wenn diese zu bearbeiten sind.

Einfügen von Routineaufgaben

Für Routineaufgaben, die sie regelmäßig erledigen müssen, reservieren Sie analog zu Ihrem Themenspeicher eine Doppelseite für Routineaufgaben. Notieren sie in Ihren Routineaufgaben alle Aufgaben, die sie regelmäßig durchführen müssen („Zeiterfassung durchführen“, „Projektstatus aktualisieren“, „Überstunden beantragen“). An jedem Wochenanfang übertragen Sie dann die zu erledigenden Routineaufgaben in Ihre Week Rocks.

Einfügen von Checklisten

Insbesondere für die Bearbeitung von Routineaufgaben hat sich die Anlage von Checklisten bewährt. Ich habe dafür in meinem Notizbuch direkt am Anfang einen Bereich von 10 Seiten reserviert. Eine Checkliste hilft Ihnen dabei, insbesondere bei eintönigen Routineaufgaben, keinen Schritt zu vergessen und Ihre Aufgaben mit gleichbleibender Qualität zu bearbeiten. Wenn Sie auf jeder Seite nur eine Checkliste anlegen, dann können Sie diese Seite bei Bedarf vervielfältigen und mitnehmen.

Im Folgenden eine Auflistung möglicher Checklisten.

  • Urlaub vorbereiten
  • Dienstreise vorbereiten
  • Reisekosten abrechnen
  • Besprechung organisieren

Wie sieht eine Morgenroutine aus?

Starten Sie jeden Morgen damit, dass Sie sich einen Plan für den Tag zurecht legen. Wie das geht erkläre ich Ihnen jetzt. Es ist wichtig, dass Sie sich einen Plan erstellen, bevor Sie Ihre Emails checken oder sich in das Tagesgeschäft stürzen. Der Grund, warum Sie sich diesen Plan für den Tag vor allem Anderen erstellen müssen, ist, dass Sie morgens noch frei von äußeren Reizen überlegen können, welche Aufgaben wichtig sind und erledigt werden müssen. Starten Sie den Tag mit dem Bearbeiten Ihrer Emails, dann werden Sie zwar einen guten Teil Arbeit abschließen, aber hat Sie das in Punkto Ihrer wichtigen Aufgaben weitergebracht? Sie werden dann merken, wie sie unter Stress geraten, weil Sie Ihre wichtigen Aufgaben nicht abschließen konnten. Deshalb starten Sie damit, dass Sie Ihr Notizbuch aufschlagen und eine neue Seite für den Tag vorbereiten (siehe „Wie wird das Journal benutzt“). Prüfen Sie, welche der Week Rocks Sie heute bearbeiten wollen und übertragen Sie diese in Ihre Big Rocks für den heutigen Tag. Das ist Ihr Roter Faden, der Sie durch den heutigen Tag führt. Wenn Sie diese Aufgaben abgeschlossen haben, dann werden Sie mit dem guten Gefühl in den Feierabend starten, dass Sie einen produktiven Tag abgeschlossen und die wichtigen Aufgaben erledigt haben. Wenn Ihr Plan steht, dann starten Sie mit einer Ihrer Big Rocks bevor Sie in das Tagesgeschäft einsteigen. Eventuell können Sie diese Aufgabe sogar vollständig abschließen – ein gutes Gefühl schon vor dem Mittag einen großen Schritt gemacht zu haben.

Wie funktioniert der Tagesabschluss?

Am Ende des Tages nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Notizen des Tages nochmal zu sichten. Für welche Themen sollten sie Stichwörter in den Index hinzufügen? Bewerten Sie jede noch offene Aufgabe und entscheiden Sie, ob die Aufgabe noch erledigt werden muss oder verworfen werden kann. Fallen Ihnen noch Aufgaben ein, die Sie für wichtig halten? Dann notieren Sie diese direkt – das verhindert, dass Sie offene Aufgaben in Gedanken mit nach Hause nehmen. Notieren Sie wichtige Gedanken und hinterlassen Sie sich selbst ein Memo für den nächsten Tag mit wichtigen Instruktionen. Nach dem Tagesabschluss ist Ihr Kopf leer(er) und Sie können in den Feierabend starten. Sie können sich darauf verlassen, dass Sie alle wichtigen Dinge notiert haben und den Feierabend richtig genießen.

Mein persönlicher Workflow

Auf den folgenden Bildern zeige ich Ihnen meinen persönlichen Workflow für eine typische Arbeitswoche.

Montag

Woche

Weiterführende Literatur

Dieser Artikel wurde inspiriert von Mirko Walters Buch NAP: Notizbuch-Aufgaben-Planung (Selbstmanagement mit dem Notizbuch).

Sie haben eine Frage oder Meinung zu diesem Artikel? Ich würde mich freuen, wenn Sie sie mit uns teilen. Benutzen Sie dazu einfach die Kommentarfunktion am Ende des Artikels.Dennis Jung

Dennis Jung

Über Dennis Jung

Herr Jung hat 2008 ein Studium zum Dipl.-Ing. (FH) im Bereich Informationstechnik mit Schwerpunkt Softwaretechnik abgeschlossen. Er arbeitet seit 4 Jahren als Projektleiter für die ZF TRW Produktlinien SCS und EPB. Seit 2017 ist er Abteilungsleiter im Bereich Globale Bremsen Softwareentwicklung - Software Projektmanagement.


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4 Gedanken zu “Ein Notizbuch führen