Auf die Plätze, Fertig, Los… – Das Kick-Off Meeting


TitelbildWas ist der Sinn des Kick-Offs?

Heute geht es um das Thema Kick-Off Meeting. Nicht zu verwechseln mit Kick-Ass Meeting, was man als Projektleiter sowieso vermeiden sollte. 😉 Wir werden uns zunächst ansehen, warum es sinnvoll ist, ein Kick-Off Meeting durchzuführen und uns danach mit der Vorbereitung und Durchführung eines Kick-Offs beschäftigen.

Sinn des Kick-Offs. Das Kick-Off soll bei den Projektbeteiligten einen einheitlichen Informationsstand schaffen und den Teammitgliedern eine Orientierung geben. Das unterbindet das Entstehen von Gerüchten und ermöglicht jedem Teilnehmer sich einen Überblick über das Projekt zu verschaffen. Bedenken Sie, dass sich die Teilnehmer anhand des Kick-Offs eine Meinung über das Projekt bilden und unweigerlich festlegen, welchen persönlichen Einsatz sie bereit sind einzubringen. Deshalb müssen Sie das Kick-Off sehr sorgfältig vorbereiten. Sie müssen als Projektleiter zeigen, dass Sie das Projekt leiten und das Team führen können. Wenn die Teilnehmer beim Kick-Off den Eindruck gewinnen, dass Sie für die Projektleitung nicht geeignet sind, dann werden Sie später einen schweren Stand haben. Nutzen Sie die Chance, das Team auf das neue Projekt einzuschwören. Lassen Sie den Funken Ihrer Begeisterung für das Projekt auf die Teilnehmer überspringen und Sie werden ein engagiertes Projektteam erhalten, das Sie auch in schwierigen Phasen unterstützen wird.

Teilnehmerkreis. Alle an dem Projekt Beteiligten sollten an dem Kick-Off Meeting teilnehmen. Dazu zählen sowohl diejenigen, die einen direkten Beitrag zum Projekt leisten als auch diejenigen, die an dem Ergebnis interessiert sind (Stakeholder). Es kann durchaus sinnvoll sein, abhängig vom Teilnehmerkreis separate Kick-Off Meetings durchzuführen, um den Schwerpunkt auf unterschiedliche Themen zu legen. Die Entwicklungsabteilungen benötigen in der Regel andere Informationen als kaufmännische Unternehmensabteilungen.

Einordnung des Projekts in die Projekt-/Unternehmenslandschaft. Ideal wäre es, wenn auch der Kunde oder Schirmherr (Pate) des Projekts an der Veranstaltung teilnimmt, weil das die Wichtigkeit des Projekts unterstreicht. Es hat eine besondere Wirkung auf das Projektteam, wenn die Top Stakeholder den Nutzen des Projekts für das Unternehmen aufzeigen und verdeutlichen, wie das Projekt in den Unternehmenskontext eingebettet ist. Dazu zählt auch die Stellung gegenüber der Linientätigkeit, sowie die Priorisierung gegenüber anderen Projekten und Aufgaben aus dem Tagesgeschäft.

Projekt Randbedingungen. Das Kick-Off sollte die Projektziele und wichtigsten Meilensteine des Projekts aufzeigen. Sie sollten auch auf Besonderheiten, wie z.B. Neuentwicklungen von Features, hinweisen und falls möglich, den erwarteten Arbeitsaufwand aufzeigen. Wenn das Projekt in Phasen unterteilt ist, stellen Sie diese und die daran geknüpften Ziele vor. Bei manchen Projekte gilt es spezielle Vorgaben und Auflagen einzuhalten (Bsp. gesetzliche Anforderungen, Budgetvorgaben etc.). Stellen Sie auch diese vor, damit ihr Projektteam die zu erwartenden Herausforderungen richtig einschätzen kann.

Vorgehensmodelle bei der Projektbearbeitung. Damit jeder Projektbeteiligte weiß, wie das Projekt durchgeführt wird, müssen Sie die anzuwendenden Methoden aufzeigen. Wird das Projekt beispielsweise nach V-Modell oder SCRUM entwickelt? Kommen Agile Projektmanagement Methoden zum Einsatz? Auch wenn Ihr Unternehmen Projekte immer nach einem bestimmten Muster bearbeitet sollten sie die Methoden vorstellen, weil eventuell Neulingen an dem Projekt teilnehmen. Auch für alte Hasen kann eine Wiederholung nicht schaden.

Organisationsstruktur des Projektteams. Verdeutlichen Sie die Organisationsstruktur des Projektteams mit Hilfe von Orga-Charts. Wer hat welche Rolle? Wer sitzt im Lenkungsausschuss? Wer berichtet an wen und in welcher Funktion? Zeigen Sie auch die Eskalationswege auf. Kein Projekt wird reibungslos abgewickelt. Daher ist es wichtig, dass im Fall von Problemen jedem klar ist, auf welchem Weg er wen informieren muss. Kommunkationswege können Sie auch anschaulich als Kommunikationsmatrizen darstellen.

Wichtige Informationsquellen und Dokumente. Ergänzen Sie Ihre Informationen um wichtige Informationsquellen und Dokumente. Hier bietet es sich an, Links einzufügen, damit jeder von den Kick-Off Dokumenten ausgehend Zugriff auf die wichtigen Projektdokumente hat. Dazu zählen beispielsweise Zeitpläne, zentrale Datenablagen oder Links in Verwaltungssysteme.

Team Building. Ein weiterer wichtiger Aspekt des Kick-Off Meetings, der manchmal vernachlässigt wird, ist das Team Building. In der Regel kennen sich noch nicht alle Projektbeteiligten. Nutzen Sie das Kick-Off, um den Teammitgliedern ein Kennenlernen zu ermöglichen. So hat jeder die Chance, die Person hinter einer zukünftigen Email oder Telefonnummer kennenzulernen. Erläutern Sie auch, was die Aufgabe jedes Teilnehmers im Projekt sein und welchen Beitrag er dafür leisten wird. Es ist auch eine gute Idee, ein „Who is who“ des Projekts (Bilder, Kontaktdaten, Informationen zur Person) in die Unterlagen aufzunehmen. So kann jeder Projektbeteiligte sich sein Gegenüber vor Auge rufen, wenn er die Kontaktdaten einsieht. Im Übrigen ist das auch eine sehr gute Idee beim Arbeiten mit verteilten Teams. Zeigen Sie auch Spielregeln für das Projekt und die Kommunikation auf. Was sind Do’s und Dont’s? Zu welchen Projekt- und Meeting Kulturen verpflichten Sie Ihr Projektteam?

Wie bereitet man ein Kick-Off vor?

Nachdem Sie nun wissen, was Sie in einem Kick-Off leisten müssen, sehen wir uns jetzt an, wie Sie ein Kick-Off vorbereiten können. Zunächst sollten Sie entscheiden, ob das Kick-Off als internes oder externes Meeting angesetzt wird. Sie könnten sich z.B. in einem Tagungshotel oder einem anderen Firmenstandort einmieten. Ein externes Meeting unterstreicht die Wichtigkeit des Projekts, weil man einen speziellen Rahmen schafft und die Projektbeteiligten dafür eigens aus dem Tagesgeschäft befreit. Vergessen Sie auch nicht, die notwendigen Räumlichkeiten und Betriebsmittel (Beamer etc.) zu reservieren. Weitere Informationen zur Vorbereitung einer Besprechung finden Sie auch in meinem Beitrag Besprechungen vorbereiten und durchführen.

In manchen Firmen werden für Kick-Off Veranstaltungen Motivationstrainer engagiert, um das Team auf das neue Projekt einzuschwören. Ich persönlich halte das nicht für notwendig. Wenn Sie selbst mit Begeisterung bei der Sache sind, dann wird der Funke auf Ihr Projektteam überspringen. Wenn die Teilnehmer Ihnen die Fähigkeit zur Leitung des Projekts absprechen, dann wird Ihnen auch ein Motivationstrainer nicht wirklich weiterhelfen können.

Überlegen Sie sich, in welcher Form Sie das Kick-Off durchführen möchten. Ich bereite meine Kick-Off Veranstaltungen immer als MS Powerpoint Präsentationen vor. Hierbei muss man beachten, keine Hochglanzfolien mit wenig oder zweifelhaftem Informationsgehalt zu erstellen, weil diese Ihre Teilnehmer nicht ansprechen werden. Reduzieren Sie auch die Effekte auf ein Minimum. Die Informationen sollten aber auch nicht zusammengestückelt aussehen. Arbeiten Sie sorgfältig und wählen Sie die enthaltenen Informationen mit Bedacht aus. Welche Informationen benötigen die Teilnehmer des Kick-Offs, die vor Ihnen sitzen werden? Halten Sie sich immer vor Augen, dass die Genialität darin besteht, komplexe Sachverhalte einfach und verständlich zu vermitteln.

Je nach Projektgröße und Rahmen bietet es sich an, nach der Vorstellung des Projekts die Teilnehmer in Gruppen aufzuteilen und Workshops durchzuführen. Die Projektgruppen können dann separiert Themenpakete bearbeiten und im Nachgang in der großen Runde vorstellen. Die Ergebnisse der Workshops müssen Sie auf jeden Fall dokumentieren und in Ihre zu verteilenden Unterlagen aufnehmen.

Verteilen Sie im Vorfeld rechtzeitig Einladungen an alle Teilnehmer des Kick-Offs. Fügen Sie der Einladung eine aussagekräftige Agenda hinzu, die den zeitlichen und inhaltlichen Ablauf darstellt. Eine mögliche Agenda wäre:

  • 09:00 – 09:30 Uhr Begrüßung
  • 09:30 – 10:00 Uhr Vorstellungsrunde
  • 10:00 – 13:00 Uhr Vorstellung des Projekts
  • 13:00 – 14:00 Uhr Mittagspause
  • (14:00 – 16:00 Uhr Workshops)
  • (16:00 – 17:30 Uhr Vorstellung der Workshop Ergebnisse)
  • 17:30 – 18:00 Uhr Zusammenfassung und Ausblick

Wir führt man ein Kick-Off durch?

Es ist soweit, Sie haben Ihre Unterlagen vorbereitet und stehen vor der großen Gruppe neugieriger und fragender Gesichter. Falls Sie nicht allen Beteiligten bekannt sind, sollten Sie sich nach der Begrüßung erst einmal selbst vorstellen und dann in eine Vorstellungsrunde des Teams übergehen. Das bricht das Eis und gibt jedem einen Überblick, wer an der Veranstaltung teilnimmt. Die Vorstellungsrunde sollte jedoch nicht ausufern – ein bis zwei Sätze pro Person sollten hier ausreichen (z.B. wer bin ich und was ist meine Aufgabe).

Im Anschluss daran führen Sie durch Ihre Unterlagen und beantworten die Fragen der Teilnehmer. Sehen Sie das Nachfragen der Teilnehmer als positiv an. Es zeugt von Interesse und dem Wunsch, die Informationen richtig verstanden zu haben. In der Regel können die Teilnehmer Ihnen auf Grund ihrer Erfahrungen auch Risiken und Stolpersteine für das Projekt aufzeigen. Bauen Sie diesen Punkt in Ihre Präsentation ein, damit er nicht vergessen wird. Hiermit zeigen Sie Ihrem Team gegenüber Wertschätzung und Anerkennung für die Erfahrungen und das Wissen, das diese in das Projekt einbringen. Seien Sie hierbei besonders aufmerksam und nehmen Sie die vom Team genannten Punkte in Ihre Unterlagen auf, damit sie nicht verloren gehen. Diese Punkte gilt es später als Projektleiter im Rahmen des Risikomanagements zu managen.

Dokumentieren Sie auf jeden Fall die Veranstaltung in einem Protokoll und vergessen Sie nicht auch die Teilnehmer im Protokoll zu erwähnen. Das Protokoll sollten Sie den Teilnehmern im Anschluss an die Besprechung zusammen mit Ihren Präsentationsunterlagen zur Verfügung stellen.

Fassen Sie zum Abschluss der Veranstaltung nochmal die wichtigsten Informationen zusammen und verdeutlichen Sie den Beitrag, den jeder Einzelne zu diesem Projekt leisten muss. Bedanken Sie sich für die Teilnahme und Mitarbeit und wünschen Sie sich und Ihrem Team viel Erfolg für Ihr Projekt. Mit einem guten Kick-Off haben Sie das Fundament für eine erfolgreiche Zusammenarbeit gelegt, auf das Sie im weiteren Projektverlauf bauen können.

Ich wünsche Ihnen auch von meiner Seite gutes Gelingen, viel Erfolg und Freude an Ihrem Projekt 🙂

Sie haben eine Frage oder Meinung zu diesem Artikel? Ich würde mich freuen, wenn Sie sie mit uns teilen. Benutzen Sie dazu einfach die Kommentarfunktion am Ende des Artikels.Dennis Jung


Dennis Jung

Über Dennis Jung

Herr Jung hat 2008 ein Studium zum Dipl.-Ing. (FH) im Bereich Informationstechnik mit Schwerpunkt Softwaretechnik abgeschlossen. Er arbeitet seit 4 Jahren als Projektleiter für die ZF TRW Produktlinien SCS und EPB. Seit 2017 ist er Abteilungsleiter im Bereich Globale Bremsen Softwareentwicklung - Software Projektmanagement.

Kommentar erstellen