Eine Projektkrise meistern


Titelbild

Eine Katastrophe tritt ein

Jeder – insbesondere Projektleiter – kennen Katastrophen. Meistens treffen sie uns völlig unvorbereitet und mitten in ohnehin schwierigen Phasen. Die gute Nachricht ist, dass jeder Katastrophen souverän meistern kann. Das nötige Handwerkszeug werde ich Ihnen in diesem Artikel vorstellen. Nehmen wir einmal an, dass wir mitten in unsere Arbeit vertieft sind, als wir einen Anruf von einem Kollegen erhalten, der uns über eine Katastrophe informiert. Natürlich wünscht sich jeder, von Katastrophen verschont zu bleiben, aber diese gehören zum Leben dazu. Zunächst möchte ich Ihnen ein paar wichtige Ratschläge geben, die nicht nur für den Umgang mit Katastrophen sehr wichtig sind.

Worauf es jetzt ankommt

Positive Einstellung. Eine positive Einstellung ist insbesondere für den Umgang mit Katastrophen sehr wichtig. Stoppen Sie das Gedankenkarussell, wenn es Sie in Denkmuster wie „warum muss das wieder mir passieren“, „oh nein, nicht schon wieder“ oder „es graut mir schon vor der ganzen Arbeit, die jetzt auf mich zukommt“ abgleitet. Denken Sie lieber darüber nach, was Sie aus dieser Katastrophe lernen können. An jeder gemeisterten Situation reift man und fügt seinem Repertoire weitere Erfahrungen und Methoden hinzu, auf die man in zukünftigen Situationen zurückgreifen kann. Die positive Einstellung ist außerdem wichtig, weil sie beispielsweise als Projektleiter in Krisen immer im Fokus stehen. Ihr Team muss Sie als Fels in der Brandung wahrnehmen. Sie sind der Steuermann, der das Boot lenkt und dafür müssen Sie einen kühlen Kopf bewahren und einen Kurs festlegen, dem Sie folgen.

Sachlich statt persönlich. Man kann es nicht häufig genug betonen. In Krisenzeiten geht es nicht um die Zuweisung von Schuld oder Festlegung von Schuldigen. Lenken Sie in allen Besprechungen immer den Fokus aller Beteiligten auf die Sache. Betrachten Sie eine Katastrophe als das was sie ist und unterlassen Sie persönliche Wertungen – es geht ausschließlich um die Sache. Nehmen Sie Katastrophen auch bitte nicht persönlich. Eine Katastrophe kann immer und überall auftreten und dafür trifft niemanden die Schuld. Oder wissen Sie vielleicht, wer für den Ausbruch des Vulkans Eyjafjallajökull 2010 verantwortlich war?

Kommunikation. Ein zentraler Aspekt bei dem Umgang mit Katastrophen ist die Kommunikation. Alle an dem Thema Beteiligten sollten immer über den aktuellen Stand der Dinge informiert sein. Damit verhindern Sie das Entstehen von Missverständnissen und Gerüchten. Das Aufsetzen eines Regeltermins (bspw. jeden Morgen eine halbe Stunde) hat sich oft in der Praxis bewährt. In den Terminen werden die aktuellen Ergebnisse und Fakten präsentiert, damit alle den gleichen Kenntnisstand haben. Die Kommunikation mit Kunden ist ein heikles Thema und darf nicht unerwähnt bleiben. Sollte es in Ihrem Unternehmen keine Richtlinien für die Kundenkommunikation im Krisenfall geben, so empfehle ich, zunächst die Schritte 1 und 2 abzuhandeln, bevor Sie in die Kundenkommunikation einsteigen. Der Vorteil ist, dass Sie an diesem Punkt Ihrem Kunden das Thema detailliert erläutern können und Fragen – und diese werden sicherlich gestellt – qualifiziert beantworten können. Sollte der Kunde selbst beispielsweise einen Fehler in Ihrem Produkt an Sie berichtet haben, so sollten Sie versuchen, mit ihm einen Analysezeitraum zu vereinbaren, in dem Sie das Thema aufarbeiten können. Tägliche Berichterstattungen können, müssen aber nicht die Analyse behindern. In diesem Fall sollten Sie als Projektleiter Ihr Team schützen und als Bindeglied zwischen Kunde und Team agieren, damit das Team möglichst ungestört das Thema aufarbeiten kann.

Team definieren. Wir haben im vorherigen Absatz bereits das Team angesprochen. Aber wer genau ist in Ihrem Team? Versuchen Sie zunächst mit ein oder zwei Personen das Thema zu besprechen. Hierfür eignen sich besonders Personen mit einem guten Gesamtüberblick oder langjähriger Erfahrung im betroffenen Themenbereich. In diesem Gespräch kristallisiert sich schnell heraus, wer für die weitere Analyse benötigt wird. Diese Personen gilt es dann in einem Team zusammenzuführen. Laden sie beispielsweise zu einer initialen Besprechung ein und stellen Sie das Thema vor. Dazu gehört natürlich auch die Vorstellung aller vorliegenden Informationen. Wichtig ist hierbei, persönliche Wertungen außen vor zu lassen. Unterlassen Sie auch Mutmaßungen – jetzt zählen nur Fakten. Je nach Thema empfiehlt es sich, externe Berater ins Boot zu holen, die das Team um ihre Expertise bereichern können.

Schritt 1: Das Thema verstehen

Im ersten Schritt müssen alle Teilnehmer – und insbesondere Sie als Projektleiter – das Thema verstehen. Worum geht es genau? Was sind die Auswirkungen für den Kunden? Wie bereits erwähnt zählen nur Fakten. Mutmaßungen und persönliche Meinungen sind an dieser Stelle fehl am Platz. Trauen Sie sich Informationen zu hinterfragen. Denken Sie daran, dass andere (Bsp. Kunde) Sie in Zukunft über Details befragen werden. Ignorieren Sie auch nicht ihr Bauchgefühl. Wenn Sie den Eindruck haben, dass etwas noch nicht richtig verstanden wurde, dann haken Sie nach und hinterfragen Sie. Ich kann Ihnen empfehlen, von Anfang an alle Informationen zentral abzulegen und in einer Präsentation zusammenzufassen. Die zentrale Datenablage ermöglicht allen Teammitgliedern die Einsichtnahme. Die Präsentation können Sie so gestalten, dass Sie bei Bedarf eine Kundenversion daraus ableiten können. Meine Krisenpräsentationen haben immer den gleichen Aufbau und enthalten die nachfolgenden Punkte. Die Inhalte der Bereiche sind anfangs mit einem Kommentar wie „Die Ursache befindet sich noch in der Analyse. Abschluss geplant bis ….“ gefüllt. Das Hinterlegen von Terminen schafft Verbindlichkeit und zeigt, dass Sie die Analyse ernst nehmen.

Thema

Kurze Beschreibung des Themas. Aufzählung von Fakten.

Wer hat wann was wie wo festgestellt

Ursache

Beschreibung der Ursache für das Thema.

Auswirkung

Beschreibung der Auswirkung des Themas z.B. auf den Kunden.

Maßnahme

Beschreibung der Maßnahmen zur Lösung des Themas – eventuell unterteilt in kur-/mittel-/langfristige Maßnahmen.

Empfehlung

Aussprechen einer Empfehlung (bspw. an Ihren Kunden).

Schritt 2: Die Analyse

Im Schritt 2 geht es um die Analyse der Ursache. Was führt zu der sichtbaren Fehlerwirkung? Hinterfragen Sie auch hier wieder Punkte, die sich Ihnen nicht direkt erschließen. Achten Sie auch darauf, dass bei der Analyse nicht nur an der Oberfläche gekratzt, sondern bis zum Kern der Sache vorgestoßen wird. Es ist wichtig, dass Ihr Team sich mit freiem Kopf an die Analyse setzen kann. Ein Klima der Angst (bspw. vor Sanktionen oder das Gefühl einen Schuldigen zu ermitteln) erstickt die Motivation und Kreativität Ihres Teams.

Schritt 3: Eine Lösung definieren

Sie haben im Schritt 2 die Ursache für das Problem ermittelt und jetzt gilt es eine geeignete Lösung zu definieren. Aber was genau bedeutet geeignete Lösung? Eine Lösung ist dann geeignet, wenn Sie den Ansprüchen aller Beteiligten genügt. Das klingt sehr abstrakt, soll aber bedeuten, dass die Lösung sowohl für Ihr Unternehmen als auch Ihren Kunden tragbar sein muss. Eine unbezahlbare Lösung, die Ihr Unternehmen in den Ruin stürzt, dürfte für Sie nicht geeignet sein. Im Prinzip gibt es bei Lösungen zwei mögliche Ansätze: Auftretenswahrscheinlichkeit reduzieren und/oder Auswirkung abschwächen. Wenn man die Auftretenswahrscheinlichkeit durch die Umsetzung einer Lösung deutlich reduzieren kann, dann kann dies eine geeignete Lösung sein. Bei sicherheitskritischen Systemen ist das in der Regel keine Lösung, wenn z.B. weiterhin Gefahr für Leib und Leben bestehen würde. Bevorzugt ist natürlich immer eine Lösung, die die Auftretenswahrscheinlichkeit auf 0 reduziert. Ist das nicht möglich, dann wird es vermutlich auf eine Lösung hinauslaufen, bei der sowohl die Auftretenswahrscheinlichkeit als auch die Auswirkung deutlich reduziert werden.

Schritt 4: Was lernt man daraus für die Zukunft

Der letzte Schritt bei der Bewältigung einer Krise wird leider oft vernachlässigt. In diesem Schritt geht es darum, aus seinen Fehlern für die Zukunft zu lernen. Dafür muss man das Thema nochmal vollständig reflektieren und es nach dem Prinzip 3 mal warum aufarbeiten. Was verbirgt sich hinter 3 mal warum? Wir haben bereits die Ursache für unser Thema ermittelt – das war das erste Warum – Grund 1. Jetzt müssen Sie hinterfragen, warum diese Ursache eintreten konnte. Haben Sie den Grund dafür (Grund 2) ermittelt, dann definieren Sie eine Maßnahme, damit sich dieser Grund 2 nicht mehr wieder holen kann. Dann hinterfragen Sie diesen wiederum. Da sie diese Frage und Maßnahme Vorgehensweise insgesamt dreimal wiederholen, nenne ich das Prinzip 3 mal warum.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung:

Thema: Die Ausführung einer Anweisung führt zu einer Division durch 0 und damit zum Absturz Ihres Programms.

Ursache: Der Divisor wird im Programm vor der Division nicht auf den Wert 0 geprüft.

1. Warum: Warum hat der Entwickler die Division nicht abgesichert?
-> Ursache: Es fehlt eine Codierrichtlinie, die vorschreibt, dass ein Divisor vor der Division auf den Wert 0 geprüft wird. Ist der Divisor 0, so muss das Ergebnis auf 0 gesetzt werden.
-> Maßnahme: Erweiterung der Codierrichtlinie für die Software Entwickler um Divisionen.

2. Warum: Warum war die Division bisher nicht in der Codierrichtlinie enthalten?
-> Ursache: Die Codierrichtlinie enthielt bisher nur Best Practices für die Software Entwicklung – typische Fehlerquellen wurden nicht berücksichtigt.
-> Maßnahme: Beauftragung eines externen Beraters für die Überarbeitung der Codierrichtlinien bzgl. typischer Fehlerquellen.

3. Warum: Warum wurden bislang keine typischen Fehlerquellen in der Codierrichtlinie berücksichtigt?
-> Ursache: Bislang war der Geschäftsführung nicht bekannt, dass man typische Fehlerquellen über eine Codierrichtlinie abfangen kann. Deshalb wurde kein Team mit der Pflege der Codierrichtlinie beauftragt.
-> Maßnahme: Verteilung der Verantwortlichkeit für die Codierrichtlinie auf das Team xyz.

Allerdings reicht es nicht, diese Maßnahmen nur zu definieren. Sie müssen auch dafür Sorge tragen, dass sie umgesetzt werden. Nur dadurch erreichen Sie eine kontinuierliche Verbesserung und verhindern, dass Sie in Zukunft erneut mit einem Problem konfrontiert werden, dass aus einer gleichen Ursache resultiert.

Sie haben eine Frage oder Meinung zu diesem Artikel? Ich würde mich freuen, wenn Sie sie mit uns teilen. Benutzen Sie dazu einfach die Kommentarfunktion am Ende des Artikels.Dennis Jung

Dennis Jung

Über Dennis Jung

Herr Jung hat 2008 ein Studium zum Dipl.-Ing. (FH) im Bereich Informationstechnik mit Schwerpunkt Softwaretechnik abgeschlossen. Er arbeitet seit 4 Jahren als Projektleiter für die ZF TRW Produktlinien SCS und EPB. Seit 2017 ist er Abteilungsleiter im Bereich Globale Bremsen Softwareentwicklung - Software Projektmanagement.

Kommentar erstellen