Besprechungen vorbereiten und durchführen


Teammeeting

Vorwort

Dieser Beitrag ist als Checkliste konzipiert, damit Sie ihn zur Vorbereitung einer Besprechung ausdrucken und die einzelnen Punkte abhaken können.

Vorbereiten einer Besprechung

Das Vorbereiten einer Besprechung ist leider ein Punkt, der im Vorfeld oft vernachlässigt oder vergessen wird. Eine schlecht vorbereitete Besprechung erkennt man oft daran, dass die Einladung kurzfristig eingestellt wird, einige Teilnehmer sich fragen, warum sie eingeladen wurden und die Besprechung subjektiv empfunden nicht in Schwung kommt. Die Teilnehmer packen dann ihre Laptops aus und bearbeiten parallel Emails und andere Arbeitspakete. Es gilt sich vor Augen zu führen, dass die Zeit aller Teilnehmer kostbar ist und sinnvoll eingesetzt werden muss. Im folgenden Abschnitt beschreibe ich typische Aspekte, die im Rahmen der Vorbereitung bedacht werden sollten.

Raum und Zeit festlegen

Abhängig von der Anzahl der Teilnehmer und dem Inhalt der Besprechung muss entschieden werden, ob ein separater Raum gebucht oder die Besprechung am Arbeitsplatz eines Teilnehmers durchgeführt werden kann. Beispielsweise sind Mitarbeitergespräche in der Regel vertraulich und müssen in einem separaten Raum durchgeführt werden. Neben dem Raum und dem Umfeld, das damit einhergeht, muss noch eine geeignete Startzeit und Dauer festgelegt werden. Hierbei sollten Sie darauf achten, dass alle Teilnehmer zur vorgesehenen Zeit verfügbar sind. Das können Sie entweder vorab im direkten Gespräch klären oder z.B. die Verfügbarkeitssuche von Outlook verwenden. Die Dauer der Besprechung sollte ausreichend Raum für die Durchführung der Besprechung und eine kleine Reserve von ca. 15 Minuten einschließen.

[list icon=“fa-square-o“ icon_color=“green“]
  • Raum festlegen
  • Startzeit festlegen
  • Dauer festlegen
[/list]

Hilfsmittel organisieren

Je nach Inhalt der Besprechung empfiehlt es sich, weitere Hilfsmittel wie Beamer oder FlipCharts bereitzustellen.

[list icon=“fa-square-o“ icon_color=“green“]
  • Beamer organisieren
  • FlipChart organisieren
[/list]

Eine Einladung verteilen

Die Einladung zu einer Besprechung muss sorgfältig erstellt werden. Sie sollte mindestens die folgenden Informationen zur Besprechung enthalten:

[list icon=“fa-square-o“ icon_color=“green“]
  • Ort und Zeit
  • Was ist das Ziel der Besprechung (bspw. Entscheidung über weitere Vorgehensweise)
  • Warum wurde die Kommunikationsart Besprechung ausgewählt (bspw. anstatt einer Klärung per Email)
  • Welche Teilnehmer wurden eingeladen und warum
  • Welche Punkte sollen besprochen werden (Agenda)
  • Welche Aufgaben sollen im Vorfeld bearbeitet werden
  • Welche Informationen sollen von wem eingebracht werden?
[/list]

Eigene Vorbereitung durchführen

Sie sollten sich im Vorfeld darüber Gedanken machen, mit welchen Motivationen Ihre Teilnehmer zu Ihrer Besprechung erscheinen. Welche Interessen könnten die Teilnehmer verfolgen und welche möglichen Einwände könnten gegen Argumente eingebracht werden?

[list icon=“fa-square-o“ icon_color=“green“]
  • Interessen und Motivationen anderer Teilnehmer
  • Eigene Argumente
  • Mögliche Einwände gegen die eigenen Argumente
[/list]

Durchführen der Besprechung

In diesem Abschnitt beschäftigen wir uns mit der Durchführung der Besprechung.

Einleiten der Besprechung

Ich persönlich habe gute Erfahrung damit gemacht, zu Beginn der Besprechung eine gute Gesprächsatmosphäre herzustellen. Häufig erscheinen die Teilnehmer zu Besprechungen abgehetzt oder wurden aus einer anderen Tätigkeit durch die Besprechungserinnerung herausgerissen. Jetzt gilt es zunächst eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen, damit sich alle Teilnehmer konstruktiv in die Besprechung einbringen können.
Im Anschluss daran sollten Sie noch einmal das Ziel der Besprechung verdeutlichen und zum Thema hinleiten.

Meeting-Etikette

Falls es notwendig ist, dann sollten Sie noch einmal auf die Meeting-Etikette hinweisen, die in Ihrem Unternehmen gelten oder diese für die Besprechung festlegen, falls noch keine festgelegt wurden. Im Folgenden eine Liste mit Beispielen.

[list icon=“fa-square-o“ icon_color=“green“]
  • Alle erscheinen pünktlich zur Besprechung
  • Jeder darf ausreden
  • Es wird aktiv zugehört
[/list]

Ein Protokoll erstellen und verteilen

Es empfiehlt sich, bereits während der Besprechung ein Protokoll zu führen. Sie können z.B. das Protokoll mit einem Beamer allen Teilnehmern bereits beim Ausfüllen zeigen. Der Vorteil bei dieser Vorgehensweise ist, dass jeder seine Einwände gegen das Protokoll live einbringen kann. Somit ist die Akzeptanz höher und Sie laufen nicht Gefahr, das Protokoll im Nachgang zig mal nachbearbeiten zu müssen.

Nach Abschluss der Besprechung sollten Sie das Protokoll mindestens an alle eingeladenen Teilnehmer verteilen.

[list icon=“fa-square-o“ icon_color=“green“]
  • Protokoll erstellen
  • Protokoll verteilen
[/list]

Dennis Jung

Über Dennis Jung

Herr Jung hat 2008 ein Studium zum Dipl.-Ing. (FH) im Bereich Informationstechnik mit Schwerpunkt Softwaretechnik abgeschlossen. Er arbeitet seit 4 Jahren als Projektleiter für die ZF TRW Produktlinien SCS und EPB. Seit 2017 ist er Abteilungsleiter im Bereich Globale Bremsen Softwareentwicklung – Software Projektmanagement.


Schreibe einen Kommentar

2 Gedanken zu “Besprechungen vorbereiten und durchführen