Ich zeige euch in diesem Artikel, wie ihr eure Emails in euren Email-Ordnern (insbesondere dem Posteingang) von MS Outlook automatisch formatieren lassen könnt. Auf dem Titelbild oben seht ihr ein Beispiel für eine sinnvolle Formatierung, die sich bei mir im täglichen Einsatz befindet. Emails wichtiger Absender werden lila und Emails mit dem Attribut „Hohe Priorität“ rot eingefärbt. Daneben seht ihr in grau alle Emails, in denen ich nur in der CC-Empfängerliste stehe. Alle anderen „normalen“ Emails werden standardmäßig blau eingefärbt.

Bei sinnvollem Einsatz der bedingten Formatierung erhaltet ihr so ein mächtiges Instrument, um euren Posteingang sehr schnell optisch zu erfassen und zu bewerten. Ihr seht direkt, anhand der Formatierung, mit welchen Emails ihr eure Bearbeitung starten solltet. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn ihr nur einen kurzen Blick auf euren Posteingang werfen könnt und schnell entscheiden müsst, welchen Emails ihr zuerst eure Aufmerksamkeit widmet.

Mit der bedingten Formatierung in MS Outlook könnt ihr sehr umfassende Regeln definieren. Diese Regeln werden der Reihe nach auf eure Emails angewendet. Ein Satz von Regeln kann dabei auch für jeden Ordner individuell angelegt werden. Ich bevorzuge aber für alle Ordner dieselben Einstellungen. Für jede Regel legt ihr zunächst Kriterien fest, unter welchen sie angewendet werden soll. Bei der Auswahl der Kriterien habt ihr auf nahezu alle Email-Attribute (Absender, Empfangsdatum etc.) zugriff und könnt diese auswerten. Auch die Kombination mehrerer Kriterien ist hierbei möglich. Ein Beispiel für ein Kriterium sind Emails, die von bestimmten Absendern stammen. Erfüllt eine Email die definierten Kriterien der Regel, so wird sie auf die Email angewendet. Andernfalls ignoriert MS Outlook die Regel und wendet sich der nächsten Regel zu.

Der zweite Bestandteil einer bedingten Formatierungsregel ist die Formatierung. Auch hier könnt ihr sehr kreativ werden und Schriftarten, -farben und -stile für die Regel definieren. Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht nur die Schriftfarben zu verändern, weil MS Outlook standardmäßig ungelesene Emails in fetter und gelesene in normaler Schriftstärke anzeigt.

Erstellen einer bedingten Formatierungsregel in MS Outlook

Im Folgenden zeige ich euch, wie ihr eine bedingte Formatierungsregel erstellt, um die Emails wichtiger Absender lila einzufärben.

 

Im Menü Ansicht wählt ihr unter Ansichtseinstellungen die Schaltfläche Bedingte Formatierung… aus. In dem sich öffnenden Dialog Bedingte Formatierung werden euch alle bereits vorhandenen Regeln in einer Liste angezeigt. Hier ist wichtig zu erwähnen, dass ihr die Reihenfolge der Regeln in der Liste verändern könnt, indem ihr eine Regel auswählt und diese mit den Schaltflächen Nach oben und Nach unten verschiebt. Das dann wichtig, wenn für eine Email mehrere Regeln zutreffend sind. MS Outlook bricht nämlich die Anwendung der bedingten Formatierung sofort ab, wenn es eine Regel erfolgreich anwenden konnte. Deshalb solltet ihr euch im Vorfeld überlegen, welcher Regel ihr den Vorzug geben würdet und diese entsprechend nach oben rücken.

Mit der Schaltfläche Hinzufügen könnt ihr jetzt eine neue Regeln anlegen und unterhalb der Liste mit den vorhandenen Regeln einen Namen vergeben. Mit der Schaltfläche Schriftart… öffnet ihr den Dialog, um die Formatierung anzupassen und über die Schaltfläche Bedingung… öffnet ihr den Dialog für die Kriterienauswahl.

 

In den Kriterien wählt ihr aus, dass ihr mit weiteren Empfängern auf der CC-Empfängerliste steht. Die Regel wird also auf alle eure CC-Emails angewendet.

 

Nach Bestätigung mit der Schaltfläche OK wird eure Regel aktiviert und fortan in diesem Ordner angewendet. Im nächsten Abschnitt erkläre ich euch, wie ihr die bedingten Formatierungsregeln einheitlich auf alle Ordner übertragen könnt.

An dieser Stelle möchte ich noch einen wichtigen Hinweis aussprechen. Der Umgang mit der CC-Empfängerliste ist sehr abhängig von der Kommunikationskultur. Ich erlebe in meinem Berufsalltag häufig, dass Arbeitsaufträge per Email an Personen adressiert werden, die nur in der CC-Empfängerliste auftauchen. CC Emails sollten deshalb nicht kategorisch ignoriert werden, da sich darin mitunter wichtige Informationen verbergen.

Übertragung der bedingten Formatierungsregeln auf alle Ordner

Nachdem ihr in eurem Posteingang Regeln für die bedingte Formatierung eurer Emails definiert habt, solltet ihr diese auf alle Ordner in MS Outlook übertragen, damit die Emails in allen Ordnern auf die gleiche Weise formatiert werden. Dazu müsst ihr folgende Einstellungen vornehmen.

Weitere Beispiele für Formatierungsregeln

Analog zur oben beschriebenen Vorgehensweise könnt ihr Regeln für Emails anlegen, die von bestimmten Absendern stammen oder mit hoher Priorität gekennzeichnet wurden. Im Folgenden zeige ich euch die dafür notwendigen Einstellungen.

 

Im Bild oben seht ihr, dass auf der Registerkarte Nachrichten über die Schaltfläche Von… der Absender ausgewählt wurde – in diesem Fall der Vorgesetzte Max Mustermann.

Im folgenden Bild seht ihr die Kriterien zur Auswahl von Emails, die mit hoher Priorität markiert wurden.