Warum ein Beitrag zum Verfassen von Emails? In meinem Arbeitsleben habe ich bereits einige schlecht formulierte Emails gesehen und auch die daraus resultierenden Folgen erlebt. Das Spektrum reicht von offenen Fragen über Missverständnisse bis hin zu handfesten Streitereien. Insbesondere in leitenden Tätigkeiten müssen Sie in der Lage sein, Informationen sauber an Ihre Umwelt zu kommunizieren. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen meinen persönlichen Stil für Emails beschreiben, weil ich damit sehr gute Erfahrungen gemacht habe. Der Aufbau einer Email Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die typischen Inhalte einer Email. Empfänger Tragen Sie als Empfänger Ihrer Email alle Personen ein, die Ihre Email sichten müssen. Insbesondere die Empfänger, an die Sie im Folgenden Aufträge formulieren. CC-Empfänger Das Feld CC (Carbon Copy) wird leider häufig missbraucht, um eine Bühne aufzubauen, auf der die eigentliche Email spielt. Hier werden häufig Führungskräfte und Eskalationsebenen eingetragen. Die Motivationen dafür sind häufig das Profilieren vor anderen (insbesondere Führungskräften) und das Aufbauen von Druck. Ich rate davon jedoch dringend ab. Sie sollten immer davon ausgehen, dass die CC-Empfänger Ihre Emails nicht oder nur sehr selten sichten. Ich persönlich setze nur einen Empfänger in CC, wenn ich eine Information für spätere Recherchen verteilen möchte. Im Prinzip ist das vergleichbar mit einer Dokumentenablage auf die alle Zugriff haben und in der sie bei Bedarf Informationen suchen können. BCC-Empfänger Das Feld BCC (Blind Carbon Copy) nutze ich nur sehr selten. Häufig wird das BCC Feld verwendet, um Informationen im Unternehmen an verschiedene Personen zu verteilen, die aber nicht sehen sollen, wer die gleiche Information erhalten hat (ein Beispiel wären Hinweise zu Abrechnungen). Betreff : [REFERENZ] BESCHREIBUNG // HINWEIS Die Betreffzeile meiner Emails folgt dem o.g. Schema. Sie startet mit einer Referenz, damit die Email eindeutig einem Projekt, Team oder Thema zugewiesen werden kann. Darauf folgt die Beschreibung des Inhalts - worum geht es? Bei Bedarf ergänze ich den Betreff noch mit einem Hinweis (Bsp. "Rückmeldung bis xyz benötigt"). Dem Empfänger liegen dann über die Betreffzeile alle wichtigen Informationen zur Email vor. Priorität Ich persönlich verwende das Attribut Priorität nur sehr selten, weil es sonst mit der Zeit seine Wirkung verliert. Eine Person, die häufig Emails mit hoher Priorität sendet, läuft Gefahr, dass eine wirklich wichtige Email nicht mehr als solche wahrgenommen wird. "Der schickt ja eh immer nur Prio High Emails…". Anrede und Grußformel Gewöhnen Sie sich an, Ihre Emails mit einer Anrede und Grußformel zu versehen. Die häufig als Management-Email bezeichneten Einzeiler ohne Anrede und Grußformel sind eine Modeerscheinung und vermitteln einen mangelnden Respekt vor dem Gegenüber. Einleitung Leiten Sie in Ihrer Email die Empfänger zunächst in das Thema ein. Worum geht es, was gilt es zu besprechen? Thema Formulieren Sie konkret und sachlich das Thema. Verzichten Sie auf den Einsatz von Ausrufezeichen in Ihren Emails - diese lösen beim Empfänger meist negative Emotionen aus. Generell ist es ein guter Ansatz, Themen sachlich zu beschreiben. Vermeiden Sie - wenn möglich - Spekulationen oder machen Sie diese als solche kenntlich. Aufträge Wenn Sie in der Email Arbeitsaufträge formulieren, dann empfiehlt es sich, diese den Empfängern optisch zuzuweisen, damit eindeutig ist, wer welche Aktion durchführen soll. Ein Beispiel dafür finden Sie im Folgenden. Als kleine Hilfestellung gilt: WER macht WAS bis WANN. : @Dennis: Bitte das Dokument X zweimal ausdrucken, heften und an A und B bis 20Dez2015 verteilen @All: Bitte das Protokoll bis 15Dez2015 sichten und bestätigen oder Korrekturwünsche an mich adressieren. Signatur In der Regel schreiben Unternehmen die zu verwendende Signatur vor. Sollten Ihnen keine Vorgabe vorliegen oder Sie private Emails verfassen, dann empfiehlt sich die Erstellung einer eigenen Signatur. Im Folgenden ein Beispiel dafür. Für geschäftliche Emails sollte noch das Hinzufügen eines Disclaimer in Betracht gezogen werden, der auf den Schutz und die Vertraulichkeit des Inhalts hinweist. : ----- Dennis Jung STRAßE, HAUSNUMMER PLZ, WOHNORT Email: EMAIL-ADRESSE Telefon: TELEFON-NR. Die Abschlusskontrolle Nachdem Sie Ihre Email verfasst haben, kommt eine wesentliche Aufgabe auf Sie zu, die leider oft vergessen wird. Sie haben Ihre Email zu einem bestimmten Zweck geschrieben. Lesen Sie Ihre Email erneut und versuchen Sie, sich in ihre Empfänger zu versetzen. Transportiert Ihre Email die gewünschte Botschaft korrekt? Könnten sich Missverständnisse ergeben? Haben Sie alle Fehler bzgl. Rechtschreibung und Grammatik korrigiert? Eine Email voller Schreibfehler wirkt nachlässig formuliert und zeugt von mangelndem Respekt gegenüber Ihren Empfängern. Haben Sie auch diese Hürde gemeistert, dann können Sie Ihre Email mit ruhigem Gewissen versenden.

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Q: Werfen Sie einen Not-Anker, wenn die Dynamik steigt

Kennen Sie auch die Situationen, in denen Sie sich fragen, was hier überhaupt gerade passiert? Wilde Hektik, eifrige Betriebsamkeit und hohe Dynamik und Sie befinden sich mittendrin. Sie starten immer wieder mit verschiedenen Aufgaben, werden dauernd unterbrochen und schalten nur noch wild zwischen Aufgaben hin und her ohne auch nur eine einzige davon abzuschließen oder sinnvoll weiterzutreiben. Irgendwie läuft das "Jetzt" nur noch wie ein Film an Ihnen vorbei und Sie sehen als Unbeteiligter gefühlt nur noch zu und fühlen sich vollends fremdgesteuert. Wenn Sie diese Situationen bewusst erkennen, dann sind Sie auf einem guten Weg, weil Sie dann aktiv in das Geschehen eingreifen können. Ich habe bereits in den Artikeln Störungen reduzieren und Auf die innere Einstellung kommt es an über dieses Thema geschrieben, möchte es aber aus aktuellem Anlass nochmal aufgreifen. Werfen Sie in einer solchen Situation einen Anker. Wie das geht? Gehen Sie sich einen Kaffee holen oder eine Runde spazieren. Einfach kurz abschalten und dann die Situation von außen betrachten. Was läuft gerade falsch? Was sind Ihre Prioritäten für die Woche und für heute? Wer darf Sie mit welchen Themen unterbrechen? Benutzen Sie auch ruhig die Worte "danke, aber NEIN danke" wenn jemand Ihnen eine neue Aufgabe übergeben möchte. Durch das Zurücktreten aus der Situation und Betrachten von außen werden Sie wieder Herr/Frau der Lage und können das Geschehen aktiv steuern anstatt reaktiv getrieben zu werden.

Q: Tipp: Benutzerdefinierte Ansichten zur Speicherung der Filter in MS Excel

Worum geht es? Wenn Sie regelmäßig mit MS Excel Listen arbeiten, dann haben Sie die mächtigen Filtermöglichkeiten bereits kennengelernt. Ich habe mir früher immer eine Möglichkeit gewünscht, zwischen verschiedenen, häufig verwendeten Filtereinstellungen schnell wechseln zu können. MS Excel bietet für diesen Zweck Benutzerdefinierte Ansichten , in denen je Dokument und Registerkarte die Filtereinstellungen und Druckansichten unter selbst festgelegten Namen gespeichert werden können. Ein Beispiel dafür finden Sie in der Vorlage für den Artikel Arbeiten mit MS Excel als GTD Tool . Wie wird es gemacht? Schritt 1: Stellen Sie Ihre Filter auf der Registerkarte wie gewünscht ein Schritt 2: Klicken Sie im Menübereich "Ansicht" die Schaltfläche "Benutzerdefinierte Ansichten" an Schritt 3: Klicken Sie auf "+", um eine neue Ansicht anzulegen Schritt 4: Legen Sie einen Namen und die Einstellungen fest, die gespeichert werden sollen und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK" Schritt 5: Ab sofort können Sie Ihre neue Ansicht in der Liste der "Benutzerdefinierten Ansichten" mit einem Doppelklick aktivieren Hinweis: Ich empfehle Ihnen, eine Ansicht "Ungefiltert" zu erstellen, bei der keine der Filter aktiv sind. [su_quote cite="Dennis Jung"]Sie haben eine Frage oder Meinung zu diesem Artikel? Ich würde mich freuen, wenn Sie sie mit uns teilen. Benutzen Sie dazu einfach die Kommentarfunktion am Ende des Artikels.[/su_quote]

Q: Buchempfehlung: Technisches Schreiben (nicht nur) für Informatiker

Titel : Technisches Schreiben (nicht nur) für Informatiker Autor : Peter Rechenberg Verlag : Hanser ISBN-10 : 3-446-40695-6 Link zu Amazon Bewertung : 5 von 5 Sternen Inhalt Peter Rechenberg liefert mit seinem Buch eine sehr gute Einführung in das Thema "Technisches Schreiben". Dabei geht es in diesem Buch keinesfalls nur um das Verfassen technischer Dokumente, sondern vielmehr um das Verfassen jeglicher Art von Literatur. Der Autor beschreibt in seinem Buch typische Fehler aus den Bereichen Stil, Grammatik und Satz, die jeder Autor beim Verfassen seiner Dokumente beachten sollte. Der aufmerksame Leser wird feststellen, dass bei der Erstellung des Buches selbst die darin niedergeschriebenen Regeln vollständig umgesetzt wurden. Somit ist das Buch doppelt wertvoll, weil es die Regeln vorstellt und implizit deren Anwendung verdeutlicht. Der Leser bekommt so automatisch ein Gefühl dafür, wie die Lesbarkeit von Texten, durch die konsequente Anwendung der Regeln, steigt. Fazit Das Buch ist aus meiner Sicht ein absolutes Muss für jeden, der den Anspruch hat ordentliche Texte zu verfassen. Als Studenten wurde uns das Buch für die Erstellung der Diplomarbeit empfohlen und ich kann die Empfehlung nur weitergeben. Wer die darin enthaltenen Regeln anwendet, wird bessere Texte verfassen und seine Leser noch stärker ansprechen. Das gilt natürlich auch für uns Blogger ;-)

Q: Tipp: Aufgaben und Notizen vom Mobiltelefon per Email versenden

Worum geht es? Kennen Sie das auch: Sie sind unterwegs und Ihnen fällt eine wichtige Sache (Bsp. Aufgabe) ein, die sie nicht vergessen möchten? Vermutlich haben Sie Ihr Notizbuch nicht dabei und hoffen, dass Sie sich im richtigen Moment wieder daran erinnern. Aber es geht auch anders und wesentlich stressfreier. Voraussetzung ist, dass Sie mit Ihrem Mobiltelefon Emails versenden können und es mit sich führen. Wie wird es gemacht? In diesen Situationen nehme ich mein Mobiltelefon zur Hand und sende mir an meine Emailadresse eine Email. Ein aussagekräftiger Betreff und evtl. ein paar kurze Notizen als Inhalt reichen in den meisten Fällen aus. Wenn Sie das nächste Mal Ihre Emails bearbeiten, haben Sie Ihre Notiz wieder zur Hand und können diese weiter verfolgen (beispielsweise in Ihr Notizbuch übertragen).

Q: Vorlage: Organizer Einlagen

Worum geht es? Viele Leser bevorzugen einen Organizer mit Ringbuch gegenüber einem Notizbuch, weil die Inhalte leicht erweitert und ausgetauscht werden können. Außerdem kann man eigene Vorlagen erstellen und seinen Bedürfnissen anpassen. Die unten stehenden Organizer Einlagen, die in den Formaten MS Word und PDF zum Download angeboten werden, können Sie ohne Einschränkungen verwenden. Die Vorlagen wurden von Markus Kromberg erstellt und für den Download im Blog von mir leicht angepasst. Ich bedanke mich bei Markus für die Bereitstellung seiner Vorlagen. Hinweis zum Drucken Ich empfehle, die PDF Versionen zum Ausdruck zu verwenden. Wenn Sie die Vorlagen anpassen möchten, dann bearbeiten Sie die MS Word Version und speichern Sie diese erneut als PDF. Folgende Einstellungen haben sich für den Ausdruck im DIN A5 Format bewährt: Organizer Einlage: Journal Download PDF Download MS Word Organizer Einlage: Meeting Minutes Download PDF Download MS Word

Q: Buchempfehlung: Das Café am Rande der Welt: Eine Erzählung über den Sinn des Lebens

Titel : Das Café am Rande der Welt: Eine Erzählung über den Sinn des Lebens Autor : John Strelecky ISBN-10 : 3423209690 ISBN-13 : 978-3423209694 Link zu Amazon Bewertung : 5 von 5 Sternen Inhalt In John Streleckys Buch begleitet der Leser die Hauptperson John anfänglich auf einer Irrfahrt, die mit einem Aufenthalt in einem abgelegenen Café ihren Höhepunkt erreicht. Im Café angekommen wird John im Rahmen verschiedener Gespräche mit drei zentralen Fragen konfrontiert. Diese auf den ersten Blick einfachen Fragen bewegen ihn dazu innezuhalten und sein jetziges Leben zu überdenken. Wie viele andere Ratgeber beschäftigt sich auch dieses Buch mit dem Sinn des eigenen Lebens. Im Rahmen einer interessanten Geschichte eingebettet, wird das Thema von einer ganz anderen Seite beleuchtet. Wer das Gefühl hat, dass sein eigenes Leben nicht in der richtigen Spur verläuft und dass man sich in einem Hamsterrad befindet, dem kann Streleckys Buch eine Tür aufzeigen - hindurchgehen muss jedoch jeder selbst.

Q: Tipp: Verwenden von MS Outlook Signaturen für Standard-Emails

Worum geht es? Die Verwendung von Signaturen in MS Outlook ermöglicht das Einfügen von Standardtexten in Emails. Dieser Tipp eignet sich z.B., um Standardantworten wie „Hallo, ist erledigt, Gruß xxx“ vorzubereiten. Bei Beantwortung einer Email wird nur noch die entsprechende „Signatur“ eingefügt und die Antwort-Email kann direkt versendet werden. Beobachten Sie ein paar Tage, welche typischen Emails Sie versenden und versuchen Sie diese so zu formulieren, dass sie ohne Anpassung an den Empfängerkreis versendet werden können. Für jede dieser Emails können Sie dann eine passende „Signatur“ anlegen. Wie wird es gemacht? Schritt 1: Starten Sie MS Outlook und öffnen Sie den Dialog „Einstellungen“ Schritt 2: Wählen Sie den Dialog „Signaturen“ aus Schritt 3: Erstellen Sie eine neue Signatur mit einem aussagekräftigen Namen Schritt 4: Erstellen Sie eine neue Email und fügen Sie Ihre neue Signatur zum Test ein

Q: Buchempfehlung: Die acht Brokate

Titel : Die acht Brokate Autor : Ingo Jarosch ASIN : B00DJ5GRE6 Link zu Amazon Bewertung : 4 von 5 Sternen Inhalt Das Ebook von Ingo Jarosch enthält eine Zusammenfassung der acht edlen Übungen des Qi Gong, die auch als die acht Brokate bekannt sind. Die Abfolge jeder Übung wird detailliert beschrieben und mit Abbildungen verdeutlicht. Darüber hinaus vermittelt Hr. Jarosch zu jeder Übung Hintergrundinformationen bzgl. der Wirkung auf den Körper.

Q: Buchempfehlung: Zen To Done (Das ultimativ einfache Produktivitätssystem)

Titel : Zen To Done (Das ultimativ einfache Produktivitätssystem) Autor : Leo Babaute ASIN : B00E9CS9T4 Link zu Amazon Bewertung : 5 von 5 Sternen Inhalt Leo Babauta beschreibt in seinem Buch einen ganzheitlichen Ansatz für den Umgang mit Aufgaben. Sein Konzept ZTD (Zen To Done) bedient sich Elementen, die sich auch im GTD (Getting Things Done) von David Allen wiederfinden. Die Elemente werden zu einem Workflow zusammengefasst und ein typischer Tagesablauf dargestellt. Da Buch enthält auch eine Liste mit Tools, die für die Verwaltung der Aufgaben eingesetzt werden können. Jedes Tool wird kurz beschrieben und seine Vorteile erläutert. Sein Buch geht aber noch weiter und unterstützt den Leser bei der Umsetzung von Gewohnheitsänderungen, damit die Methode auch gelebt werden kann. Fazit Alles in Allem ein sehr gelungenes Buch, das insbesondere für diejenigen interessant ist, denen GTD zu mächtig ist und die einen leichten, funktionierenden Ansatz für den Bewältigung ihrer Aufgaben suchen.

12 10, 2016

Werfen Sie einen Not-Anker, wenn die Dynamik steigt

Werfen Sie einen Not-Anker, wenn die Dynamik steigt

Von Dennis Jung|2019-09-10T14:59:14+02:0012. Oktober 2016|Selbstmanagement|0 Kommentare

In diesem Artikel beschreibe ich euch, wie man durch Situationen mit großer Unruhe und hoher Dynamik sicher navigieren kann.